Miksei e-kirja vieläkään jyrää perinteistä kirjaa?

”Kirjat saa netistä”, kommentoi taannoin eräs vastaaja kun Ylöjärvellä etsittiin kyselyllä säästökohteita. Ei niitä sieltä vieläkään laillisin keinoin saa maksutta käyttöönsä. Tämä on uudessa 1.1.2017 voimaan tulleessa kirjastolaissa edelleen yksi kirjaston päätehtävistä: tarjota maksutta pääsy sisältöihin sekä ylläpitää kattavaa ja uudistuvaa kokoelmaa.

 

Fyysisen kirjan käyttöliittymä on yhä vuosisatoja keksimisensä jälkeen loistava. E-kirja tai näköislehti verkossa on taantumuksellista digitalisaatiota. Kysymys ei oikeastaan ole sisällön vaan muodon digitalisoinnista. Musiikissa digitalisaatio on onnistunut paremmin. C-kasettien, lp- ja cd-levyjen kuuntelu on enemmän nostalgista kuin fyysisen kirjan lukeminen. 

 

Totta kai e-kirjoissa on paljon hyviäkin puolia. Voit ottaa reissuun mukaan tabletin ja vaikka viisikymmentä e-kirjaa. Eikä niiden palauttamisesta tarvitse huolehtia myöhästymismaksujen pelossa. PIKI:n e-kirjakokoelmasta lainattu teos palautuu automaattisesti. 

 

Ehkä e-kirja kampittaa fyysisen kirjan vasta, jos sen sisältö muuttuu digitoidusta tekstistä joksikin muuksi. Luultavasti silloin kysymys ei ole enää kirjallisuudesta, vaan jostain toisesta taide- tai tietoteoksesta.

Suuntaa siis Ylöjärven pääkirjastoon ja kävele runohyllylle. Samalla saat 100 ylimääräistä askelta mittariin.

Kuntaorganisaation seuraava tuottavuusloikka

Kunnissa talous kiinnostaa aina. Taantuma on pitkittynyt ja kasvava velka, säästötalkoot ja talouden tasapainottamisohjelmat ovat arkipäivää suunnilleen jokaisessa kunnassa. Digitalisaatiosta odotetaan nopeaa helpotusta, hieman ehkä vanhentunein perustein. Sähköinen toimisto vähentää toki postitus- ja paperikuluja,  mutta niin se olisi jo tehnyt 90-luvulla. Nyt on kyse jostain isommasta ja monimutkaisemmasta.

Nykyistä, hyvin tuntemaamme hallintolähtöistä, hierarkista kuntaorganisaatiota on tehostettu jotakuinkin 90-luvun lamasta lähtien. Perusongelma on kuitenkin leikkauslistoista, prosessien hiomisesta, eläköitymisen hyödyntämisestä ja jopa osittaisesta paperista luopumisesta pysynyt samana. Keskimääräinen kunta ei ole korulauseista ja strategiakirjauksista huolimatta asiakaslähtöinen organisaatio.

Nyt kunnat tuottavat palveluja tavoilla, joihin organisaatio on tottunut. Lainsäädännön puitteissa pitäisi tuottaa ja järjestää palveluita, joita käyttäjät haluavat ja tarvitsevat. Koska toiminta ei ole erityisen avointa eikä asiakastietoa varsinaisesti kerätä ja analysoida jatkuvana prosessina, ei haluista ja tarpeista ole tarkkaa kuvaa. Tästä seuraa aika ajoin ja palvelusta riippuen kohtaamattomuus, ruuhkautuminen ja ylikapasiteetti. Tilojen osalta ylikapasiteetin ongelmat kärjistyvät tulevaisuudessa myös etäpalveluiden kautta, tiilielementtinen palveluverkko joustaa heikommin kuin valokuidusta rakennettu.

Toisin sanoen, kunta toimii pahimmillaan tuottajan eli itsensä mukavuusalueella, ei asiakkaan ja kuntalaisen. Kysynnän ja tarjonnan kohtamattomuus maksaa aina, joko suoraan tai epäsuorasti viiveellä. Digitalisaatiokehitys tarjoaa monia välineitä kohtaamisen parantamiseksi, asiakkuudenhallinnasta ja etä- ja itsepalveluista ja osallistumismahdollisuuksista lähtien.

Perinteisen hallintolähtöisen kuntaorganisaation perinteisen tehostamisen rajahyöty vähenee talousarviokierros talousarviokierrokselta, helpot tehostustoimet on vastuullisissakin kunnissa tehty jo aikoja sitten ja jokainen uusi kierros on tuottaa edellistä vähemmän. Seuraavat merkittävät tuottavuusloikat otetaan digitalisaation kautta.  Loikka edellyttää investointeja osaamiseen ja muutokseen. Taloudelliset säästöt tulevat aikanaan, asiakaslähtöisen ja hiotun toiminnan kautta. Itsestään tämä ei tule kuitenkaan tapahtumaan.

Tiedon lisääntyminen ja kokonaiskuva

Kolmen tamperelaisen korkeakoulun projektilaboratorio Demola konseptoi kahdeksan opiskelijan toimesta Ylöjärven kaupungille asukkaan mobiilia kuntalaiskokemusta. Työ etenee tänään nähdyn esityksen perusteella erinomaisesti, palaamme aiheeseen myöhemmin.

Esitys sisälsi asiakasrajapintademon (mitä tällä kuntalainen voisi tehdä?) lisäksi luonnostelua seurantanäkymästä, joka näyttää tiedon asiakssovelluksen käyttämisestä. Tämä herätti ajatuksia kasvavan tiedon määrän ja laadun hyödyntämisestä kuntaorganisaatioissa. Jos ja kun kuntalaisen mobiili käyttöliittymä lyö aikanaan itsensä läpi ensisijaisena asiointikanavana, tulee kunta saamaan valtavasti reaaliaikaista ja paikkatietosidoinnasta dataa asukkaistaan.

Kyllä asiakastietoa toiminnasta nytkin saadaan organisaation käyttöön. Se tulee useita kanavia pitkin pirstoutuneena, usein kertaluonteisena ja vain harvoin reaaliaikaisena. Tieto käsitellään kerran, johtopäätökset tehdään ja tulokset arkistoidaan. Yksittäisten palveluiden asiakkailta kysytään silloin tällöin monivalintakysymyslomakkeella että kuinka tyytyväisiä sitä oikein ollaan. Verkossa on notkeampia välineitä, kuten helposti räätälöitävät kyselyt. Asukasilloissa kysellään palutetta henkilökohtaisemmin ja terveyskeskuksessa asiakas pääsee painamaan aulassa seisovan laitteen hymynaamanappia. Ensilumen sataessa tiemestari haukutaan puhelimessa haukkujan sijainnista riippumatta.

Kokonaiskuvaa ei synny koska hajanainen keräämistapa ei suosi sen syntymistä, mutta ennen kaikkea siksi, että kokonaiskuvaa ei oikeastaan pyritäkään kokoamaan.  Mobiili palvelu- ja osallistumiskanava tuottaa paikkaan, aikaan ja aiheeseen sidottua tietoa jatkuvasti. Jostain syystä juuri nyt kaupunginosasta x käydään vesilaitoksen sivuilla, vaikka mitään häiriötä ei ole raportoitu? Miksi tämän hankkeen suunnitteluun halutaan osallistua ja toiseen lähes vastaavaan ei? Miksi tämä päiväkoti saa jatkuvasti huonoa asiakastyytyväisyyspalautetta? Seniorit kehuvat tätä palvelua vuolaasti, mutta muut käyttäjät eivät lainkaan? Miksi tuon kirjaston myöhästymismaksut ovat kolminkertaiset toiseen verrattuna?

Käyttötieto yhdistettynä asiakastietoon avaa melkoiset mahdollisuudet kokonaiskuvan ylläpitoon ja tulevan toiminnan suunnitteluun. Kokonaiskuvasta seuraa parempi toiminnan suunnittelu ja lopputulos, jos dataa halutaan ja osataan hyödyntää kokonaisvaltaisesti. Pienissä organisaatioissa perinteisesti ei ole ollut erillistä, erikoistunutta henkilösresussia toiminnan seurantaan ja analysointiin, vaan hommaa on hoideltu omien toimien ohessa. Tuoko teknologia apua tähän? Kaukana ollaan vielä, tekniikka on kuitenkin olemassa.

Mitä kunta saisi irti asiakkuudenhallinnasta?

Niin, kunnathan eivät juuri asiakkuuksiensa hallintaa juuri harrasta. Asiakastietoja kyllä kerätään, mutta jokainen toiminto tekee sen erikseen. Samat henkilötiedot syötetään sekä päivähoitopaikka- että rakennuslupahakemukseen. Tieto ei kykene ylittämään sekä organisaatio- että  ohjelmistorajaa siten, että se olisi kummankin toiminnon käytettävissä, niinpä se syötetään kuntaan kerta toisensa jälkeen uudelleen. Kunta ei pääse hyödyntämään kokemustaan asiakkaistaan, koska kokemukset eivät varsinaisesti pääse koskaan karttumaan. Puhdas viranomaistoiminta ja terveydenhuollon ja sosiaalitoimeen keräämät tiedot kuten potilaskertomukset ovat periaatteessa asiakastietoa, mutta monestakin syystä ne pysyvät tämän tarkastelun ulkopuolella.

Kuntien asiakkuuksien hallinta poikkeaa yritysten vastaavasta, joka luonnollisesti tähtää aina tuloksen tekemiseen eli käytännössä myyntiin. Asiakastietoa kerätään, analysoidaan ja hyödynnetään monin tavoin, perinteisestä asiakasryhmien segmentoinnista aina yksilölliseen toimenpideräätälöintiin. Kunnat eivät sanan liiketoiminnallisessa merkityksessä myy julkista palveluaan, mutta palveluilla on maksaviakin käyttäjiä. Rahan liikkuminen kuntalaiselta kunnalle ei kuitenkaan ole kunnan asiakkuuksien hallinnan ydin.

Jos useimpia kunnan palveluja käytettäisiin jonkinasteisen tunnistautumisen kautta (niitäkin, jotka eivät sitä perinteisesti vaadi), avautuisiko uusia mahdollisuuksia? Kyllä, tietosuoja- ja anonymiteettikysymykset nousevat välittömästi keskusteluun, mutta jatketaan silti hieman pidemmälle. Jos kunnan kaikkien toimintojen käytössä olisi vaikkapa kuntalaisten henkilö- ja osoitetiedot, tietyt demografiset tekijät, palveluiden käyttöhistoria jollain tasolla sekä kuntalaisen itsensä kunnalle antamat kiinnostuksen kohteet ja muut tiedot, miten kunta niitä hyödyntäisi? Tai kolmas sektori ja muu paikallinen toiminta?

Kohdistettu viestintä ja osallistaminen olisi varmasti ensimmäisiä tapoja: "Hei, naapurustoonne suunnitellaan puistoa - tässä havainnekuva, haluatteko kommentoida?". Tai sitten kysymys (kuntalaisen mobiiliapplikaation kautta tietysti) itsensä frisbeegolfharrastajiksi ilmoittaneille: "Ajateltiin kunnanvirastossa että rakennetaan uusi rata, tulkaapa mukaan suunnittelemaan, rahaa on ja kahvia tarjotaan". Kansalaisopiston saksofonikurssille ilmoittautuneita täsmämuistutetaan kevään jazz-konserttitarjonnasta ja niin edelleen.

Yksittäisten hyödyntämisideoiden taustalla on jälleen kerran kyse paikallisesta aktiviteetistä, yhteisöllisyydestä, avoimuudesta, elinvoimasta ja osallistumisesta, kunnasta mahdollisuuksien alustana ja verkostona. Pöhinästä. Tulevaisuuden kunnasta. Taas. Ja kirjoittajalla lienee jonkinasteinen fiksaatio aiheeseen.

Kevyempää videoviestintää

Valtiovarainministeriön digikuntakokeilun 4.11. työpajan pääteema oli kartoittaa lähtötilannetta ja koota keinovalikoimaa kuntien digitalisaatiotyön tukemiseksi ja kokemusten jakamiseksi. Tästä vielä lisää aikanaan. Kiinnostava epävirallinen keskusteluaihe oli videon käyttö kevyenä viestivälineenä uusilla tavoilla.

Riittävän laadukas videointiväline on kaikilla jo taskussaan, markkinoinnissa, uutisoinnissa ja opetuksessa videon merkitys on kasvussa ja uusia välityskanavia on tarjolla aiempaa enemmän. Elävän kuvan merkitys tuntuu kasvavan verrattuna perinteiseen tekstiin sitä enemmän, mitä nuorempaa ikäluokkaa tarkastellaan. Vloggaajilla, tubettajilla ja pelivideoiden tekijöillä riittää yleisöä. Tuskinpa tämän käyttäjäikäluokan tullessa yhteiskunnallisesti aktiivisempaan ikään se yhtäkkiä hylkää luontevan välineensä ja alkaa preferoida kirjoitettua tekstiä.

Kyse ei ole kuitenkaan nuorisolaisista. Ovathan esityslistat ja muu hallinnollinen materiaali varsin puisevaa tavaraa, mutta teksti on varmasti vielä pitkään tarkoituksenmukaisin tapa esittää historiankirjoihin jääviä virallisia dokumentteja vaikkapa paikallishallinnon toiminnasta. Jos oletetaan, että päätöksenteko perustuu tekstiin myös näköpiirissä olevassa tulevaisuudessa, voidaan keskittyä siihen, miten tavoitettavuutta ja informatiivisuutta parannetaan. Kyse on avoimuudesta ja osallistamista ja sitä kautta lopulta myös itse demokratiasta.

Mitä voitaisiin kokeilla vaikka heti? Puheenjohtajan minuutin mittainen Periscope -haastattelu ennen lautakunnan kokousta :"Nyt on kuulkaa tärkeitä asioita listalla, esimerkiksi tämä ja tuo,". Kokouksen jälkeen väsyneen esittelijän haastattelu: "Tuli turpiin äänin 0-9, taas kerran.".  Esityslistojen läpikäynti ja -referointihaastattelu ja isoissa asoissa asiantuntijavalmistelijan laajempi kuvaus hankkeen oleellisista pointeista. Ei studiotasoista toteutusta vaan työkaveri kuvaa työsuhdepuhelimellaan ja pistää saman tien verkkoon ja tietysti tulevaisuudessa asiakasapplikaation kautta pakkosyötteenä kuntalaisille. Matalalla kynnyksellä, nopeasti ja paikallisesti.

Tämän kaltaisen viestinnän kokeileminen ei ole tekniikka- tai osaamiskysymys, vaan kulttuurikysymys. Juna on liikkeellä, kuntavlogeja ja hieman vinommalla otteella tehtyä kuntamarkkinointia näkyy jo. Mutta entä pelivideoista innoituksensa saava valmistelijavideo? Valmistelija naputtaa kaksisormitekniikalla asiaa listalle, hakee kolmannen kupin kahvia ja kiroilee inspiraation puutettaan: "Mitä mää tähän nyt laittaisin... ei tämä mene ikinä läpi... ja tuo toinen vaihtoehto taitaa olla lainvastainen...liitteetkin hukassa... " Mitä ihmettä? Eikö muka ketään kiinnostaisi valmistelijan videoitu virka-arki?

Naapuri- ja kehyskuntayhteistyöstä

Kävin kertomassa kokemuksistamme digitalisaatiotyön käynnitelystä naapurikaupunki Nokian henkilöstölle.

Nokialla on hieman samankaltainen lähtötilanne ja kunnat ovat monella tavalla vertailukelpoisia muutenkin, lisäksi kummatkin kaupungit tekevät tällä ja monella muulla aihealueella yhteistyötä Tampereen kaupunkiseudun puitteissa ja keskenään Tampereen kehyskuntina.  Nokialla johtoryhmä on käynnistänyt hankkeen ja kourallinen käsinpoimittuja innostuneita päälliköitä ja asiantuntijoita kokoontui luonnostelemaan seuraavia askeleita.

Keskustelua käytiin ja perusastelma näyttäytyi melko samanlaisena kuin Ylöjärvelläkin. Totesimme, että oleellista on pitää toimenpiteet palvelukeskeisinä eli kyse ei ole edelleenkään tietohallinnon vastuulla olevasta asiasta. Tietohallintoyksikkö mahdollistaa, tukee ja oivalluttaa uuden teknologian käyttömahdollisuuksista, mutta kyse on aina lopulta palvelusta.

Toinen oleellinen esiin noussut asia oli ymmärtämisen merkitys. Voiko palveluja kehittää tulevaisuuden kunnan entistä vaativamman ja tietoisemman asiakkaan tarpeisiin, jos jo perusluonteeltaan laajassa ja hajanaisessa kuntaorganisaatiossa liian harva ymmärtää, mistä koko laajassa kehityskulussa on kysymys ja mitä mahdollisuuksia se tarjoaa? Oletetaan, että ymmärrys ja oivaltaminen ovat edellytyksiä osaamisen kehittymiselle ja osaaminen on pohja toiminnalle. Nyt digiylöjärvikin keskittyy toimintaan ja pyrkii onnistumisilla ja esimerkin kautta oivalluttamaan organisaatiota. Pitäisikö meidän ottaa muutama askel takaviistoon ja panostaa  perusymmärryksen lisäämisen myös muilla keinoilla?

Kolmas teema oli yhteistyö. Tiettyyn pisteeseen saakka voidaan toimia oman organisaation sisällä toimintaa kehittäen, mutta hyvin pian tulee vastaan raja, jonka jälkeen kannattaa tutkia yhteiset mahdollisuudet. Kaupunkiseudun tilanne on mielenkiintoinen, sekä seutu- että ict-strategiaa laaditaan parhaillaan, lisäksi kehyskuntien tietohallintoyhteistyön ohjausryhmä päätti viime viikolla kutsua kehyskuntajohtajat yhteispalaveriin pohtimaan yhteistyön seuraavia askeleita. Onko KaPA-lainsäädäntö pakon lisäksi myös huikea mahdollisuus?

Lopuksi tutustuin Nokialla käyttöön otettuun, kartta- ja paikkatietopohjaiseen palautekanavaan, joka seurantatietojen antamisen lisäksi kytkeytyy suoraan työnjohtoon. Tätä pitää tarkastella lähemmin.

Verkkokauppakokeilu

Ohjelmistotalo CGI on kehittänyt verkkokauppateknologiaansa ja haluaisi kokeilla sitä elävän elämän olosuhteissa. Tämähän käy meille loistavasti, kumpikin osapuoli oppii varmasti jotain ja asiakkaat saavat uuden kanavan kokeiltaviin palveluihin.  Kyseessä on kuitenkin varsin rajattu kokeilu. Etsimme ensi vaiheessa muutamia verkkokauppatyyppiseen kanavaan sopivia kuntapalveluja, jotka julkaistaan kotisivuille rakennetussa verkkokauppamodulissa.

 Kaupungin puolella oleellista kokeilussa on markkinointi sekä kokemusten ja tiedon kerääminen jatkokäyttöä varten. Tärkeää ja samalla vaikeata on valita kokeilupalvelut oikein. Ilmoittautumiseen perustuva ilmaispalvelu ei ehkä ole kiinnostava kokeilun kohde, verkkokauppakokemukseen liittyy myös maksuliikenne. Kyse on kuitenkin yleensä palvelusta, varsinaisia fyysisiä tuotteita kunnalla ei juuri ole valikoimissaan. Joidenkin palveluiden kohdalla viranomaistoimintaluonne saattaa tuottaa mutkia matkaan verkkokaupallistamisessa. Viranomainen ei oikein saisi antaa toiminnasta sellaista kuvaa, että esimerkiksi luvan saa kaupasta rahalla maksamalla.

Blogissa on pohdittu verkkokauppa-aihetta jo aiemmin. Pääpointtina oli asiakaskokemuksen lisäksi se, että voisiko verkossa tarjottavien palvelujen ulkoinen hiominen verkkokauppamuotoisiksi jopa edestauttaa palveluiden tuotteistamista? Voisiko tuotteistaminen johtaa suurempaan asiakaskokemusvastuuseen lähempänä asiakasta? Johtaisiko se puolestaan osaltaan asiakaslähtöisempään palveluiden kehittämiseen? Syy-seuraussuhdeketju on pitkä mutta johtaa suoraan asian ytimeen.

Nyt etsimään sopivia palveluita verkkokaupallistettaviksi ja sitten nopeasti liikkeelle. Fail fast, learn fast tai jotain sinnepäin. 

Paikallisten ammattilaisten osallistaminen

Yksi viime viikon digikuntakokeilun avausseminaarin poiminnoistani oli lause "Kuntalaiset eivät välttämättä osaa kertoa  kysyttyyn ongelmaan ratkaisua, mutta tarpeen he varmasti osaavat kertoa." Ratkaisujen rakentaminen on enemmän organisaation heiniä. Asiakaskuntalaisia tulee nimenomaan osallistaa asiakkaisen tarpeiden kartoitukseen: Mitä haluatte ja tarvitsette ja millä tavalla? Asiakaskokemus on mielestänne onnistunut kun se...?

Asiakasasukkaiden lisäksi Ylöjärvellä asuu ict- ja muiden digiylöjärvitoiminnan kannalta kiinnostavien alojen ammattilaisia suhteellisen paljon. Tämä johtuu kaupungin luontaisen vetovoiman lisäksi naapurikunta Tampereen läheisyydestä, jonne alan suhdannevaihteulusta huolimatta on keskittynyt merkittävästi alan liiketoimintaa ja osaamista.

Tänä syksynä olisi suunnitelmissa koota vapaaehtoiset ylöjärveläiset alan ammattilaiset kahvi- ja kampaviineripalkalla ideoimaan hankkeita ja ratkaisuja sekä yleisesti sparraamaan virkamiehistöä. Alkuun ilman suurempia suunnitelmia ja tavoitteita, ne luultavasti muovautuvat keskustelun kautta. Ainoana pelisääntönä voisi olla että omaa firmaa ei saa ainakaan liikaa nostaa esille?

Toinen ajatuksen asteella oleva hanke on matalan kynnyksen idea- tai ratkaisukilpailu paikallisille yrityksille ja muille kokoonpanoille, mallia voidaan ottaa Espoon kaupungin vastaavasta kilpailusta.

Vapaaehtoistoiminta täydentänee modernilla tavalla osallistumisten mahdollisuuksia kuntavaalien, asukastiltojen ja muutoksenhakumenettelyn ulkopuolella. Yhdistystoiminta ja vastaavat vakiintuneet kanavat eivät sovi kaikille. Haluaisivatko ihmiset tarjota  ammattiosaamistaan ja kokemustaan paikallisyhteisön hyväksi yksittäisissä projekteissa ja hankkeissa?

Kokeillaan.

Digikuntakokeilun avausseminaarin poiminnat

Viime perjantaina järjestettiin valtiovarainministeriön digikuntakokeilun avausseminaari. Koostin muutamia sekalaisia huomioita ja tiivistyksiä päivän keskusteluista:

"Hallitusohjelman tavoite digitalisaatiosta ja kokeiluista ei ole poliittinen vaan vahvasti toiminnallinen."

"Palveluiden sähköistämistrendi on ollut ongelma - homma ulkoistettiin tietohallinnolle ja unohdettiin varsinainen palvelurajapinta, jossa olisivat asiakkaat, ihmiset ja palveluosaaminen."

"Innostus ei vaadi suunnitelmaa - ilman innostusta ei tapahdu mitään, innostusta tulee tukea ja varjella."

"Ennen suunniteltiin suunnittelun vuoksi, nyt vaarana että osallistetaan osallistamisen vuoksi." 

"Olemassa olevien välineiden ja järjestelmien hyötykäyttö ensiksi - maksamme 100 % mutta montako kymmentä prosenttia potentiaalista on käytössä?"

"Kuntalaiselta ei välttämättä pidä pyytää ratkaisuja, mutta tarpeen he varmasti osaavat kertoa."

"Vähemmän laatikkoleikkejä ja rakenteita, enemmän poikkihallinnollisuutta, toiminnallisuutta ja uskallusta uudistaa asemaperusteista  johtajuutta."

"Rahan lisäksi pakko on hyvä konsultti - Tanskassa on velvollisuus käyttää julkisia palveluja sähköisesti."

"Jumittaminen lakisääteisiin tehtäviin - osataan kertoa ne, mutta ei osata ajatella tehtävästä seuraava palvelua."

"Verkostot ovat vaikeita - yleensä parhaiten saadaan aikaan kun yksi toimii ja muut kopioivat."

"Säästöt tulevat digitalisaation mahdollistamasta toiminnasta, ei tempuista ja jipoista."

Jokainen näistä poiminnoista olisi syvemmän tarkastelun arvoinen, eipähän lopu tänä syksynä kuntadigibloggaajalta aiheet. Seminaaripäivä oli laadukas ja hyödyllinen ja kuntaministeri Vehviläinen antoi vahvan tuen avauspuheenvuorossaan toiminnan etenemiselle. Odotan innolla konkreettiseen työhön ryhtymistä, Ylöjärvi on mukana sekä kokeilijana että sparraajana toisille kunnille. Uskon että verkostomainen toimintatapamme ja hieman epäortodoksinen käynnistysvaiheemme kiinnostavat pieniä, kevyillä resursseilla toimivia kuntia.

Ensimmäinen Demola -sessio

Ensimmäinen Demola -sessio opiskelijatiimin kanssa on takana. Seitsemän opiskelijaa kuudesta maasta ja kolmelta mantereelta, kolme eri korkeakoulua ja seitsemän eri pääainetta. Kuvasimme tilanteen, tutustuimme toisiimme ja teimme hieman rajauksia ja määrittelyjä.

Suurimmalla osalla osallistujista ei tietenkään ole mitään pohjatietoa suomalaisesta kunnallishallinnosta ja tämä on pelkästään hyvä asia. Ulkopuoliset silmät voivat nähdä tarkemmin ja asiaa voidaan tutkia ilman ennakkoluuloja. Many different hiqh quality municipal services, daycare, healthcare, infrastructure. Autonomy, cornerstone of nordic welfare state and high tax rate ja niin poispäin. Wikipedia kertoo loput ja sote- ja maakuntauudistus merkitsee että big changes in near future.

Toimeksiantohan oli kuntalaisen palvelu-, tieto- ja osallistumistarpeita palvelevan mobiiliratkatkaisun konseptointi. Lopputuloksena ei ole valmis tuote, vaan konsepti jatkojalostusta ja tilaajaorganisaation ajattelun kehittämistä varten, jotta olemme tiedollisesti valmiimpia kun varsinaisen toteutuksen aika on kypsä.  Ongelmaksi voi muodostua rajaus. Aihe kun on loputon, kaikkia palveluja ei tietenkään konseptoida vaan edetään esimerkkien tai kategorioiden kautta. Annoimme kuitenkin ohjeen asettua itse aktiivisen ja osallistumishaluisen, palveluja käyttävän kuntalaisen asemaan. Juuri sen tyypin, joka ei halua nousta sohvalta marraskuiseen räntäsateeseen (kyllä, kuukausi sitten maahan saapuneet opiskelijat on jo peloteltu valmiiksi) jonottamaan palvelutiskille. Hänelle pitää tarjota Total Municipal Mobile Experience. Tai jotain sinnepäin. Varsinaisen lopputuloksen muoto jää opiskelijoille harkittavaksi, se voi olla mock-up ilman toiminnallisuutta, video tai muu esitys.

Ensimmäisen tapaamisen pohjalta uskon vakaasti, että tästä tulee jotain kiinnostavaa. Oma arvonsa on sillä, että kunta julkisena toimijana tekee oman osansa ja tarjoaa kiinnostavia työelämää sivuavia projekteja opiskelijoille. Enkä voi välttyä siltä henkilökohtaisemmalta ajatukselta, että olen myös itse antamassa jotain takaisin omalle vanhalle oppilaitokselleni.

Ai niin, juuri tuli kyselyä jostain kansainvälisemmästä Smart City Accelerator -kuviosta, johon tämä projektimme istuisi hyvin mukaan. Tämä voi mennä vielä mielenkiintoisemmaksi.

Mitä ihmettä 3D-tulostimella voi tehdä ja miten se liittyy digitalisaatioon?

Täällä blogissa on viimeksi kerrottu kuntalaisen mobiilikäyttäjäkokemus -projektista ja seutustrategiasta. Tänään hieman kevyempää.

Pääkirjasto Leijan digitointihuoneessa on nyt 3D-tulostin Prenta Duo ja asiakkaat voivat varata aikoja tulostamiseen. Muutamia varauksia jo on, mutta lisää mahtuu. Kirjastonhoitajamme Jussi Lehtinen opastaa tulostamisessa. Yhden tulosteen hinta on vaivaiset 40 senttiä. (Ks. tarkemmin kirjaston sivuilta: http://www.ylojarvi.fi/kirjasto/paakirjasto-leija/3d-tulostus/ )

3D-tulostin on hankittu #DigiYlöjärvi -hankkeen leveiden siipien alla. Tässä kysymys ei ole niinkään digitalisaatiosta, vaan kokeilukulttuurista. Ja tämä on kokeilu sekä kirjastolle että asiakkaillemme. Tiedämme, että tulosteiden mallinnuksessa on vain mielikuvitus rajana ja että kätevä henkilö voi suunnitella ja tulostaa varaosan tai jonkin muun pienen hyötyesineen. Verkosta löytyy myös valtava määrä valmiita malleja. Mutta mitä hyötyä 3D-tulostimesta lopulta on? Se selviää vain kokeilemalla. Tähän mennessä hauskin vastaus saatiin tulostimen myyjältä: ”Ainakin sillä voi tulostaa 3D-tulostimen osia”.

Yleinen kirjasto voi olla tulevaisuudessa entistä enemmän oppimisen keskus. Nyt sieltä saa aineistoa elinikäisen oppisen tueksi sekä tilaa ja rauhaa opiskeluun tai työntekoon. Jatkossa ehkä kokeillaan ja opitaan tekemällä enemmän itse.

Ps. Pakko kertoa tässä myös mainio pikku yksityiskohta, joka huvittaa erityisesti kaljuuntunutta virkahenkilöä. 3D-tulostimen suutin levittää sulatettua muovinauhaa lasilevyn päälle. Lasilevy on itsessään niin liukas, että tuloste ei pysy paikoillaan ilman kitkaa lisäävää ainetta. Tähän tarkoitukseen parhaaksi on osoittautunut L'Oréal-hiuskiinne.

Kuntalaisen mobiilikäyttäjäkokemus -projekti starttaa Demolassa

Nyt alkaa Demola-projektimme.

Viime viikolla oli Partner Kickoff ja ensi viikolla Initial Meeting, jossa on mukana myös projektin varsinaiset tekijät eli opiskelijatiimi. Tiimissä on seitsemän opiskelijaa kolmesta paikallisesta korkeakoulusta, pääaineina human-technology interaction, international sales and sourcing, administrative science, economics, public law, international business ja information science. Aineyhdistelmä ei jätä juuri toivomisen varaa, kaikki oleellinen on mukana. Lisäksi enemmistö on kansainvälisiä opiskelijoita, eli nyt saamme varmasti laatikon ulkopuolista näkökulmaa suomalaiseen paikallishallintoon. Demolasta lisää tietoa osoitteessa demola.tampere.net .

Homman nimi on kuntalaisen mobiilikäyttöliittymän ja sen toiminnallisuuden konseptointi. Pohja-ajatus on, että kuntalainen haluaa kuntaorganisaatiolta tietoa, palveluja ja osallistumisen mahdollisuuksia. Tulevaisuuden kunta on yhteisö- ja mahdollisuusalusta, jolloin neljäs pääelementti voisi olla yhteisöllisyys. Digiylöjärvi -retkue on harrastanut tästä hieman syvemmälle menevää pohdintaa, mutta emme avaa sitä enempää opiskelijoille. Tehkööt meitä parempaa jälkeä.

Tavoitteena ei tietenkään ole valmis sovellus, vaan nimenomaan sellaisen konseptointi, joko paperimalli, havainnollistava video tai jopa yksinkertainen mockup ilman toiminnallisuutta. Konseptin tarkoitus on lisätä näkemystä, ymmärrystä ja valmiutta kulkea etujoukossa, kun kuntapalvelutkin aikanaan alkavat todenteolla muuttumaan digitaalisiksi ja siirtyvät ensisijaisesti mobiililaitteisiin. Kaupallista, kokonaisvaltaista ratkaisua ei markkinoilta valmiina löydy, vaikka tarjolla on hyvin kiinnostavia osaratkaisuja. Kuntalaisen totaalis-mobiilissa asukaskokemuksessa haetaan nimenomaan joustavaa kokonaisuutta, loppujen lopuksi kyse on laadukkaasta käyttöliittymästä, jonka muodostaman konepellin alla on toisiinsa integroituja, helposti muutettavia osajärjestelmiä ja sovelluksia. Tällä kaikella on kytky ulkopuolisiin toimijoihin, sosiaaliseen mediaan ja organisaation back office -järjestelmiin.

Tämän projektin mukana kunnalisvirkamies poistuu mukavuusalueeltaan kohti tuntematonta, mukanaan lähinnä avara katse ja utelias asenne. Toivottakaa onnea.

Syksyn tulevat digilinjaukset Tampereen kaupunkiseudulla

Tänä syksynä ja tulevana talvena tullaan digitalisaatiotyön seuraavia askeleita linjaamaan poikkeuksellisen isolla pensselillä koko kaupunkiseudulla ja kaikilla neljällä toiminnan tasolla. Aloitetaan ylhäältä:

1. Tampereen kaupunkiseutu laatii parhaillaan seutustrategiaa, jossa määritetään yhteinen visio kaupunkiseudun kehittämiselle. Pääteemat luonnoksissa ovat yhdyskuntarakenne, kilpailukyky ja palvelut. Yhtenä läpileikkaavana periaatteena on digitalisaation hyödyntäminen. Ei omana tavoitteenaan, vaan nimenomaan kaikkeen vaikuttavana tekijänä. Hyvältä näyttää tässä vaiheessa valmistelua, päätöksenteko talvella.

2. Kaupunkiseutu tekee tiivistä ict-yhteistyötä isäntäkuntapohjalta. Ict-johtoryhmä on käynnistänyt seudun ict-strategian laatimisen. Vuosien konkreettisen työn tuloksena perusinfra ja tietoliikenneyhteydet on järjestetty yhteisillä sopimuksia koko seudulle ja toiminta on kypsässä vaiheessa. Strategiatyön kautta linjataan seuraavia askeleita yhteistyön syventämiselle ja luonteva maali ovat palvelut ja yhteiset järjestelmät. 

Voidaan todeta, että ylätason periaatteellisempia linjoja asetellaan oikeisiin suuntiin. Entäpä käytännön koordinaatiotyö?

3. Kehyskunnat tekevät keskenään epävirallisempaa yhteistyötä kevyin yhteisin resurssein. Tämä työ on painottunut viimeisen vuoden aikana entistä enemmän palvelujen suuntaan, pohjana toimii kehyskuntien yhteinen digivisio "Helppo palvelu". Tiiviimpi palveluyhteistyö vaatii pelisäännöt ja välineet joilla varmistetaan se, että emme tekisi päällekkäistä työtä ja hyötyisimme täysipainoisesti toistemme kokemuksista. Parhaimmillaan saavuttaisimme riittäviä volyymejä suurempienkin kehitysaskeleiden ottamiselle. Kevyet kokeilut eivät kelpaa tuloksiksi. Pelisääntöjä laaditaan tänä syksynä, käytännössä pelisääntöjen pitäisi olla kehikko digivision toteutukselle. 

4. Ja sitten tietysti tämä kuntakohtainen digiylöjärvi -sateenvarjohanke. Huomiohakuisen ja muutenkin ekstrovertin käynnistysvaiheen jälkeen siirretään painoa koko ajan enemmän kokeilu- ja toteutushankkeille. Tähän saakkaa olemme toimineet tarkoituksellisen kevyellä suunnittelulla, mutta se ei riitä jatkossa. Askelmerkkejä tarvitaan enemmän,  pitää kuitenkin varoa ettemme itse luo jäykkyyksiä ja etenemistä hiekoittavaa ylihallinnointia.

Minulla on ilo ja kunnia osallistua jokaisen neljän tason toimintaan joko työryhmän jäsenenä tai vetovastuisena toimijana. Näköala seudun kuntien digitalisaatio- ja palvelukehitykseen ei juuri parempi voisi olla.

Chat-neuvonta tuotannossa!

Ensimmäinen Digiylöjärvi -sateenvarjon alla nollatilasta lähtenyt uusi palvelumuoto on otettu käyttöön. Kyse on chat-neuvonnasta, joka toimii tällä hetkellä Ylöjärven kaupungin varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja vapaa-aikapalvelujen hallintoyksiköissä, eli juuri siellä minne kuntalaisten yhteydenotot kohdistuvat. 

Teknisesti kaikki toimii hienosti ja käyttäjätkin ovat palvelun jo löytäneet. Lisäominaisuutena asiakaspalvelelija voi asiakkaan luvalla ottaa ruudun haltuunsa ja opastaa eteenpäin verkkosivustolla tai -palvelussa. Tärkein tavoite palvelulle on kuitenkin laajentaa viestintäpalettiamme ja samalla vähentää hankalampia sähköposti- ja soittopyyntökotakteja. Chat on juuri sopivan nopea ja suoraviivainen ja hoitaa tilanteen kerralla kuntoon. Syksyn aikana pohditaan palvelun laajentamista muihin toimintoihin.

Kyllä, vanhaan teknologiaan pohjautuva chat-neuvonta ei ole erityisen kunnianhimoinen palvelulisäys, eikä se mullista yhtään mitään. Kyllä kunnan kanssa voi viestiä edelleen perinteisinkin keinoin. Arvo tässä vaiheessa siinä, että tässä toteutui monta tärkeää periaatettamme:

1. Käyttöönotto toteutettiin organisaation sisällä erittäin ketterästi ja nopeasti minimihallinnoinnilla, kokousviinereitä ei syöty yhtäkään. Toteutusvastuu yhdelle, kevään aikana rakennellusta talon sisäisestä digiverkostosta oikeat henkilöt kasalle ja eteenpäin. Hankkeen pieni koko tietysti mahdollisti näin ketterän etenemisen.  

2. Kyseessä  on kokeilu. Syksylllä seurataan tilannetta ja tutkitaan laajentamista tai määräaikaisen sopimuksen lopettamista. Lopputulos voi ja saa olla myös se, että homma ei tuota lisäarvoa ja se lopetetaan. Kokeileminen on yksi oleellinen Digiylöjärvi -toiminnan periaate. 

3. Edelläkävijyys, jos sille arvoa halutaan antaa. Yritysten asiakaspalvelusivustoilla chat-ikkuna on arkipäivää, mutta kunnissa ei näitä vielä liiemmälti ole. 

4. Palvelu on suunnattu asiakkaalle ja asukkaalle. Meillä on kerättynä paljon tämän kokoluokan pieniä kehitysideoita, jotka pureutuisivat sisäisiin prosesseihimme. Näitä on löytynyt paljon helpommin - mistä se kertoo?

Mutta ensimmäinen on tietysti ensimmäinen. 

Liikuntapalveluiden yhteisöllistäminen

Liikuntapalvelut kokonaisuudessaan ovat yksi näkyvimmistä kunnallisista palveluista. Kunnan urheilukentät ovat suomalaisessa maisemassa itsestäänselvyys. Kaupallinen hiekkakenttä tai muu lähiliikuntapaikka? Kunta tarjoaa tilojen lisäksi myös varsinaisia liikuntapalveluja, tarjoaa ohjausta ja pitää yllä ryhmiä. Kunta yleensä tukee myös paikallisten urheiluseurojen toimintaa ja ostaa niiltä palveluja. Liikunnalla on myös erittäin tärkeä hyvinvointi- ja kansanterveysrooli.

Visionäärit kertovat, että tulevaisuuden kunta on osallistava ja mahdollistava verkostotoimija ja paikallisen elinvoiman alusta. Nykyisen hallinto-organisaatio- ja palvelulähtöisen kunnan toiminnoista juuri liikuntapalvelut toimivat juuri tällä logiikalla jo tänään. Voidaanko digitalisaation avulla liikuntapalveluita viedä vielä pidemmälle kohti mahdollistavaa ja verkostomaista toimintaa?

Luonnostellaanpa liikunta-applikaatio mobiiliin. Oikea paikka applikaatiolle on tietysti olla osa kuntalaisen mobiilikäyttöliittymää, mutta näin pitkällä emme ole vielä. Irrallisenkin liikuntapalvelusovelluksen pitäisi pystyä ainakin seuraavaan:

- palveluiden ja tilojen kuvaukset ja tiedot
- liikuntapaikkojen ajantasainen hoito- ja ruuhkatilanne - koska koulun kenttä on viimeksi jäädytetty?
- liikuntatilojen varausjärjestelmä ja maksaminen
- kaupallisten liikuntatoimijoiden ja seurojen tarjonnan ja muun sisällön kytkeminen mukaan
- ryhmien ja porukoiden muodostaminen käyttäjistä - linkit sosiaaliseen mediaan
- viestintä- ja  osallistumiskanava kunnan liikuntaorganisaatioon toiminnan jatkuvan kehittämisen tueksi.

Teknisesti kyse on loppujen lopuksi osajärjestelmien integraatiosta ja jo arkisesta eknologiasta. Kaupalliset toimijatkin  ovat jo liikkeellä. Eräs kiinnostava ratkaisu markkinoi itseään liikuntapalvelujen Tinderinä. Saammeko puhelimeemme kohta ilmoituksia että

Vapaaotteluseuraa tiistaille, myös lukkopaini käy, mielellään pienikokoisemmat vastustajat (mies 195/110) ? 

Ylöjärven digiryhmä koolla jälleen

Laaja digiryhmämme kokoontui viime viikolla kokoamaan ajatuksiaan lomakauden jälkeen. Tämä kokoonpano on vapaaehtoisverkosto, johon on ilmoittautunut varsin moniammatillinen porukka. Ryhmä on se ydinjoukko, joka vaikuttaa omissa työyksiköissään, kehittää, oivalluttaa muita ja aikanaan osallistuu toteutukseen.

Kävimme läpi toukokuisen digi-illan tunnelmia sekä valtiovarainministeriön digikuntakokeilun sisältöä ja odotuksia. Kokeilusta myöhemmin lisää tässä blogissa. Ylöjärvi voisi olla mukana kokeilijan roolissa itse palvelujen osalta ja vaikuttajan roolissa digitalisaatiotyön käynnistämisen osalta pienemmille kunnille.

Kertasimme käynnissä olevien hankkeiden tilaa:

- viestintäkanavia täydentävä chat-neuvonta koekäyttöön parissa yksikössä elokuussa
- ulkoliikuntapaikkojen ajantasatieto verkkoon, konseptointi käynnissä
- terveydenhuollon ajanvaraukset verkkoon, pääosin käytössä
- sähköinen rakennuslupaprosessi, etenee syksyn aikana
- 3D-tulostin kirjastoon, hankittu ja syyskuussa kuntalaisten käytössä
- verkko-osallistumiskokeilut, kaksi tehty ja tehdään syksyllä 1 tai 2 lisää
- varhaiskasvatuksen viestinnän integraatio, etenee ja otetaan käyttöön keväällä

Syksyllä työstetään näitä eteenpäin ja valitaan seuraavan aallon uudet avaukset. Alkuvaiheen hankkeet ovat pienehköjä ja konkreettisia tarkoituksellisesti, sillä näillä päästään alkuun ja luodaan tekemisen kautta uutta toimintakulttuuria. Kunnianhimoisempia kokonaisuuksia ja eri palveluiden integraatiota yhdeksi käyttökokemukseksi pohditaan samalla seuraavia vaiheita varten.

Pari uutta ideaa kokouksessa heitettiin esille ajantasaisen ulkoliikuntapaikkatiedon innoittamana: Riistakamerakuvaa matonpesupaikalta verkkoon, jotta ruuhkatilanne voidaan katsoa kotisohvalta ilman mattojen roudaamista paikalle. Tämä vaatinee kameravalvonnasta ilmoittavia kylttejä maastoon. Samaa tavoitetaan ilmoittamalla aika ajoin ruuhkautuvan uimahallin käyttöaste verkossa, numerothan saadaan suoraan lipunmyynnistä ja kulunvalvonnasta.

Näillä eteenpäin.

Tilojen käytön digitalisaatio

Kunnat omistavat paljon tiloja. Meidän oloissamme tilat ovat erittäin kalliita rakentaa ja ylläpitää, ne saattavat sijaita aivan väärässä paikassa ja niistä ei useinkaan pääse puskutraktoria joustavammin eroon. Pienehkössä kunnassa uusi päiväkoti maksaa kolme miljoonaa, koulu kymmenen ja uimahalli kaksikymmentä. Ikäännyttyään nämä valitettavan usein ovat homeisia tai muuten epäilyttäviä käyttäjilleen. Melko hankala omaisuuden muoto, vai kuinka?

Lisäksi kunnissa tilojen käyttöaste on alhainen. Esimerkiksi tilojen pääämassa, koulut ja päiväkodit ovat käytössä kolmasosan vuorokaudesta, samoin perinteiset toimistotilat. Joku taho tietysti aina hallinnoi tilaa ja vastaa sen käytöstä, usein turhankin mustasukkaisesti. Minun tilani - täällä ei ihan mitä tahansa järjestellä! Paitsi että ei se ole sinun, vaan veronmaksajien. Kunnallishallinto kuitenkin on perinteisesti ollut kovin kiintynyt seiniin, usein jopa niiden sisälllä tapahtuvan toiminnan kustannuksella. Palveluverkon optimointi joustavaksi, sekä nykyistä että ennakoitua käyttöä vastaavaksi on oma tarinansa. Samoin on perinteisten työtilojen vähennysmahdollisuus työn luonteen muuttumisen, uuden tekniikan, yhteyksien ja etätyömahdollisuuksien kautta. Tiedätte kyllä.

Vaikka tarpeet muuttuvat, tulee tiloja kunnissa jatkossakin olemaan, joko omia tai vuokrattuja. Merkittävä osa palveluista perustuu nimenomaan tilassa tapahtuvaan toimintaan myös tulevaisuudessa. Kun tila kerran on olemassa ja vähintaan sen vuokra- tai pääomakustannukset ovat ympärivuorokautisia, tulisi sitä pitäisi pystyä hyödyntämään aktiviisemmin palveluydintoiminnan ohessa epäsuorien, positiivisten vaikutusten saamiseksi.

Vaikkapa näin: Kunta määrittää ja varustaa tietyt tilat varattaviksi. Varaaminen tapahtuu kunnan verkkokaupasta käyttäjän tunnistuksen ja maksamisen kautta. Tunnistus on tärkeää, varaaja sitoutuu vastaamaan tilasta käytön aikana. Vapaat tilat varustuksineen ja mahdollisuuksineen ovat jatkuvasti verkossa näkyvissä. Kulunvalvonta hoidetaan sähköisesti, varaaja saa ovikoodin tai vastaavan.

Kunnilta saa toki nytkin tiloja käyttöönsä. Liikuntatiloja lukuun ottamatta informaatiota on usein heikosti tarjolla, byrokratia ja vastuukysymykset, sekä ovien avaamisen ja sulkemisen järjestäminen kiinteistönhoitajan toimesta voivat olla hallintosiiloille ylitsepääsemättömiä esteitä. Hinnoittelusta saattaa puuttua pelisäännöt ja mekaniikat maksun suorittamiseksi. Näistä kaikista haitoista toki selvitään mutta kunnan vajaakäyttöisiä tiloja nykymallit eivät välttämättä houkuttele käyttämään. Asiakaskokemus saattaa jäädä hieman virastomaiseksi. Avauksia oikeaan suuntaan on jo tehty, kuten virtuaalinen Sipoo-talo.

Uusia käyttäjiä jo vakiintuneen, nykykäytännöillä pyörivän toiminnan lisäksi voisivat olla yksityisten kuntalaisten, yhdistysten ja harrasteporukoiden lisäksi myös yritykset pop-up -tyyppisessä toiminnassa. Loppujen lopuksi tilojen laajemmassa hyödyntämisessä ja kynnyksen madaltamisessa on kyse on yhteiseisöllisyydestä, mahdollistamisesta ja elinvoimasta. Kunnan uudesta roolista siis. Digitalisaation avulla. Taas.

Valtiovarainministeriön digikuntakokeilu

Valtiovarainministeriö käynnistää digikuntakokeilu-kehittämisohjelman, joka kytkeytyy hallituksen kärkihankkeisiin ja yleiseen julkisen sektorin kustannusten karsintaan. Hankkeen tavoitteena on

edistää kuntien palveluiden tuotanto- ja toimintatapojen ennakkoluulotonta, kuntalaisten hyvinvointia parantavaa ja tulevaisuussuuntautunutta kehittämistä sekä parantaa asiakkuuden johtamisen edellytyksiä

Lisäksi mainitaan jo tutut taikasanat eli kustannussäästöt, kokeilukulttuuri, asiakaslähtöinen toiminta, verkostoituminen ja ennen kaikkea valmistautuminen kunnan roolin muutokseen. Voitaneen todeta, että että digiylöjärvi ja Tampereen kehyskuntien yhteistyö "Helppo palvelu" -digivisioineen ovat olleet lyhyen elinkaarensa ajan varsin oikeilla jäljillä, samat asiat ovat meillä tämän homman ytimenä.

Digikuntakokeilun sisältöihin palataan tässä blogissa varmasti myöhemmin, Jotain esimakua saataneen keväällä järjestetystä verkkokyselystä, jonka vastauksista näkee, että vastaajat ovat perehtyneitä aiheeseen. Henkilökohtaisesti odotan alustaa kuntien ja muidenkin toimijoiden verkostoitumiselle, onnistumisten ja mokien jakamiselle, sekä ketteriä rahoitusinstumentteja yhtä ketteriin kokeiluihin. Kokeilun ohessa laaditaan myös kuntien digikiriselvitys, jolla saadaan pohjatietoa kuntien digitalisaatiokehityksen kypsyysasteesta.

Hallitusohjelman digiviittaukset ja niiden alkava realisoituminen, yrityssektorin digitalisoimisongelmat, ict:n ja asiakaslähtöisyyden suuri rooli soteuudistuksessa, kaupallisten toimijoiden herääminen kuntasektorin tarpeisiin. Jotain isoa on tapahtumassa ja kysymys kuuluu, miten kunnat ottavat kopin tästä kaikesta? Tulemme näkemään eritasoisia suorituksia.

Mutta ministeriövetoisia hankkeista ja megatrendeistä viis, paikallinen Digiylöjärvi jatkaa elokuussa kehittäjäverkostomme kokoontumisella ja alkaa puskea aihioita eteenpäin kohti konkretiaa.

Nyt lomille.

Digikuntayhteistyökatsaus

Tänään kokoontui jälleen Tampereen kehyskuntien tietohallintoyhteistyön ohjausryhmä. Vakioasiana kokouksissa on katsaus palvelujen digitalisaatiotyön etenemiseen kunnittain.Yhteistyön pohjana toimii kehyskuntien yhteinen digivisio "Helppo palvelu", joka on hyväksytty kunnanhallituksissa. Kyseessä on  juuri sopivan löyhä periaatteelinen asiakirja, joka teroittaa asian merkitystä mutta ei vielä jäykistä prosesseja liiaksi.

Kehyskuntakokoonpanon kunnilla on omat lähestymistapansa työhön. Joissakin kunnissa paino näyttää selkeästi olevan koulutuspalveluissa, osa rakentaa vielä perusteita kasalle, yksi tutkii kuntalaisten osallistamista ja jossain on sisäinen järjestäytyminen käynnissä. Eroavaisuudet ovat ymmärrettäviä, eri kokoisten kuntien resurssit ovat myös hyvin erilaiset. Pienten suuri mahdollisuus on vähemmän yllättävästi yhteistyö.

Seutukuntaan kuuluu keskuskaupunki Tampere, jolla on oma kehittynyt digitalisaatio-ohjelmansa, kuten tämän kokoluokan kaupungilla kuuluukin. Tampereen kanssa tehdään yhteistyötä perinteisesti jo perustietotekniikan ja tietoliikenteen yhteisten sopimusten pohjalta, nämä ovat vakiintunutta perustoimintaa. Koko kaupunkiseudun tietohallinnon johtoryhmässä pohditaan parhaillaan seuraavan askeleen ottamista yhteistyön syventämiseksi. Keskustelu jatkuu syksyllä.

Kehyskunnat ovat keskenään luontevia kumppaneita nimenomaan palveluja ketterästi kehitettäessä. Kokemukset pitää jakaa, yhteisiä toimintamalleja tulee käyttää ja yhteisiä hankintoja tulee tehdä entistä enemmän. Kyse on toimivien sisältöjen lisäksi tietysti myös taloudesta. Tähän saakka yhteistyötä on voitu tehdä kevyellä ja joustavalla tavalla ja yhteistä henkilöresurssiamme hyödyntäen. Ict-perustoiminnan ja -yhteistyön vakiinnuttua ja palvelujen digitalisaation noustessa agendalla ylöspäin on myös kehyskuntien yhteistyön järjestäydyttävä. Seuraaville, pidemmille askeleille tarvittaneen jonkinlaiset pelisäännöt.

Pelisäännöissä digihankkeemme voitaisiin jakaa kolmeen koriin: Kuntien omat, kehyskuntien kesken tehtävät sekä koko seutukunnan kanssa tehtävät - kuka tekee mitäkin kenen kanssa? Yhteiset hankkeet vaativat määrittelyjä, erityisesti rahoituksen suhteen - miten kustannukset jaetaan ja kuka vastaa mistäkin? Kuntien hieman erilaistet hallintokäytännöt tulee ottaa myös huomioon ja samalla varmistaa että palvelujen digitalisointi ei valu tietohallintoyksiköiden vastuulle - kyse on jälleen kerran palveluista, ei tekniikasta. Kokeilukulttuuriakin pitää pelisäännöillä edistää.

Pelisääntöehdotuksen rakentaminen tapahtuu elokuussa, enemmän tai vähemmän edellä kuvatun pohjalta. Kootaan hackathon -hengessä poikkiammatillinen ryhmä suljettuun tilaan päiväksi ja eikä tulla ulos ennen kuin ehdotus on kasassa?

Kansallinen palveluarkkitehtuuri KaPA

Eilen oli seutukunnan väkeä kuulemassa KaPA-ohjelmasta Tampereen valtuustosalissa.  Asiaa oli paljon mutta syystäkin - kyse on digitaalisten palvelujen perusinfrastruktuurista.

Ohjelman teknisin osio on kansallinen palveluväylä Viron X-Roadin malliin ja pohjalta. Kysessä on tiedonvälityskerros, jonka kanssa yhteensopivat toiminnot ja toimijat vaihtavat dataa keskenään. Jo tämä mahdollistaa valtavasti asioita lähitulevaisuudessa,  parhaimmillaan vaikkapa digitaalisen yhden luukun periaatteen.

Yhden luukun periaatetta tukee myös helppo, turvallinen ja väestötietojärjestelmään pohjaava sähköinen tunnistusmalli valtuutusmahdollisuuksineen. Sujuva toisen toimijan valtuuttaminen käyttämään palveluja ratkaisee monta ongelmaa. Eiväthän vanhukset käytä digipalveluja! Ehkä ei (vielä), mutta heidän omaisensa tai asianhoitajansa käyttää. Näin emme tarvitse manuaalista palvelulinjastoa digitaalisen rinnalle siltä varalta että kaikki eivät ole mukana. Kunnan palvelutiskillekin pääse asioimaan perinteisesti antamalla virkailijalle valtuudet digipalvelun käyttämiseen. Jonottaa tuskin enää kuitenkaan tarvitsee.

Hankkeeseen sisältyvä suomi.fi:n korvaava kansalaisen palvelunäkymä sisältää samoja elementtejä kuin DigiYlöjärven konseptoima kuntalaisen mobiililiapplikaatio ja digitaalinen kuntalaiskokemus. Yhteistä näille on ajatus siitä, että kansalaisen ensisijainen kontakti julkiseen sektoriin olisi nimenomaan verkossa - helposti. Mukaan kokonaisuuteen pääsevät myös yksityiset KaPA-yhteensopivat toimijat, yritykset ja yhdistykset. Onko tämä se reitti, jota pitkin verkostomainen, paikallis-osallistava tulevaisuuden mahdollistajakunta rakentuu?

Mitä KaPA-ohjelmatyö tarkoittaa yksittäisille toimijoille, kuten vaikka DigiYlöjärvi-hankkeelle? Vähintään sitä, että uudet avauksemme pitää rakentaa KaPA-yhteensopiviksi ja jossain välissä meidän tulee varmistaa vanhojen järjestelmien yhteensopivuus. KaPA:n pitäisi poistaa aikanaan erillisjärjestelmien hajanaisuus- ja yhteensopivuusongelmat. KaPA-yhteensopivuustyölle ja kehityshankkeille on haettavissa valtion hankerahoitusta ja tätä pohditaan seutuyhteistyöhengessä naapurikuntien kanssa jo ensi viikolla.

Aiheesta varmasti myöhemmin lisää.