Kansallinen palveluarkkitehtuuri KaPA

Eilen oli seutukunnan väkeä kuulemassa KaPA-ohjelmasta Tampereen valtuustosalissa.  Asiaa oli paljon mutta syystäkin - kyse on digitaalisten palvelujen perusinfrastruktuurista.

Ohjelman teknisin osio on kansallinen palveluväylä Viron X-Roadin malliin ja pohjalta. Kysessä on tiedonvälityskerros, jonka kanssa yhteensopivat toiminnot ja toimijat vaihtavat dataa keskenään. Jo tämä mahdollistaa valtavasti asioita lähitulevaisuudessa,  parhaimmillaan vaikkapa digitaalisen yhden luukun periaatteen.

Yhden luukun periaatetta tukee myös helppo, turvallinen ja väestötietojärjestelmään pohjaava sähköinen tunnistusmalli valtuutusmahdollisuuksineen. Sujuva toisen toimijan valtuuttaminen käyttämään palveluja ratkaisee monta ongelmaa. Eiväthän vanhukset käytä digipalveluja! Ehkä ei (vielä), mutta heidän omaisensa tai asianhoitajansa käyttää. Näin emme tarvitse manuaalista palvelulinjastoa digitaalisen rinnalle siltä varalta että kaikki eivät ole mukana. Kunnan palvelutiskillekin pääse asioimaan perinteisesti antamalla virkailijalle valtuudet digipalvelun käyttämiseen. Jonottaa tuskin enää kuitenkaan tarvitsee.

Hankkeeseen sisältyvä suomi.fi:n korvaava kansalaisen palvelunäkymä sisältää samoja elementtejä kuin DigiYlöjärven konseptoima kuntalaisen mobiililiapplikaatio ja digitaalinen kuntalaiskokemus. Yhteistä näille on ajatus siitä, että kansalaisen ensisijainen kontakti julkiseen sektoriin olisi nimenomaan verkossa - helposti. Mukaan kokonaisuuteen pääsevät myös yksityiset KaPA-yhteensopivat toimijat, yritykset ja yhdistykset. Onko tämä se reitti, jota pitkin verkostomainen, paikallis-osallistava tulevaisuuden mahdollistajakunta rakentuu?

Mitä KaPA-ohjelmatyö tarkoittaa yksittäisille toimijoille, kuten vaikka DigiYlöjärvi-hankkeelle? Vähintään sitä, että uudet avauksemme pitää rakentaa KaPA-yhteensopiviksi ja jossain välissä meidän tulee varmistaa vanhojen järjestelmien yhteensopivuus. KaPA:n pitäisi poistaa aikanaan erillisjärjestelmien hajanaisuus- ja yhteensopivuusongelmat. KaPA-yhteensopivuustyölle ja kehityshankkeille on haettavissa valtion hankerahoitusta ja tätä pohditaan seutuyhteistyöhengessä naapurikuntien kanssa jo ensi viikolla.

Aiheesta varmasti myöhemmin lisää.

Demolaan - Digital Upward Spiral of Ylöjärvi!

Idea kuntalaisen mobiilisovelluksesta lähtee ensi syksyksi Demolaan kolmen korkeakoulun opiskelijoiden poikkitieteellisen konseptoinnin kohteeksi. Opiskelijoita haetaan hankkeeseen mukaan alla olevin kuvauksin:

Digital Upward Spiral of Ylöjärvi

Brief

Bureaucracy, piles of paper and forms, stationary queues, rude officers – life in the municipalities in 1965? Yes, and also in 2016. Let’s create the biggest, most effective and boundaries-breaking change to improve the way the modern municipality offers services.

Problem 

We want you to create a concept which offers information, services and make participation interesting – create a good citizen experience. The key idea is to have a mobile user interface for all the services that municipality offers. Your task is to define what does the customer need and what does the authority demand – What does the digitalization actually enable for all the stakeholders, also local companies and organizations? 

Are you ready to make a digital disruption for your everyday life services? Our goal is to have so attractive model that even the greyest officers could not resist it and will be willing to take the next big movement. 

Background

Ylöjärvi is a growing town located next to Tampere with more than 32 000 inhabitants. From the beginning of this year town has decided to make a big difference by having a vision and actions towards a digitalization in all of it processes: DigiYlöjärvi. The aim of this project is to convince also other stakeholders.

 
Find more information here http://digiylojarvi.blogspot.fi/ and #digiylöjärvi 

Skills: 

Administrative science, local governance, UX, service design, business and concepts, knowledge and information management 

Ei, minä en tätä kirjoittanut - harmaa virkamieshän ei näin iskevään tekstiin pysty. Mutta Upward Spiral! Syöksykierteen saa kuka tahansa aikaiseksi, riittää kun toinen siipi sakkaa vaikka toinen kantaisi. Nousukierre vaatii moottoritehoa, ehkä jopa jälkipoltinta.

Pointtina tässä on nimenomaan poikkitieteellisyys - tarvitsemme näkemystä vähintään paikallishallinnosta, palvelumuotoilusta ja käyttöliittymäsuunnittelusta. Yksi kiinnostavimimsta kysymyksistä on, että miten kuntalaiset saadaan käyttämään uusia välineitä? Mikä on se lanka josta vetämällä he kiinnostuvat ja muuttavat tottumuksiaan?

Demolaa voi seurata osoitteista tampere.demola.net , @demolatampere ja #demolatampere.

Kokeiluista ja kulttuurista

Osallistuin tällä viikolla kuntaliiton kokeiluverkoston seminaaripäivään. Keskustelimme kuntien suhteellisen olemattomasta kokeilukulttuurista ja sparrasimme liiton ja muiden tahojen toimijoiden kanssa aiheesta. Yli-innovaatioaktivisti Tuulentie ohjasi muutaman hengen ryhmiä aikataulutetusti: Nostettiin esiin ongelma, jota ratkaisemaan suunniteltiin kokeilu noin puolessa tunnissa.

Kolmen hengen ryhmäni rakensi elävän elämän esimerkkitilanteen pohjalta kokeilun, jolla kerätään tietoa sote-palveluiden asiakastiedon välityksen ratkaisemiseksi ja sote-monipalvelusasiakkaiden palvelupolkujen optimoimiseksi, kokeilu ensin valikoidulla ryhmällä ja tulosten perusteella prosessin muutos. Kokeilu realisoituu eräässä keskisuomalaisessa kunnassa, jossa tiimin muille jäsenille luvattiin tarjota lounas jos paikalle osumme. Fläppitaululla homma näytti näin selkeältä:

Kokeilulla haetaan tietoa siitä, mitä ei vielä tiedetä ja hyväksytään että kokeilu saa epäonnistua. Jos projekti käynnistetään vahvalla pohjatiedolla ja onnistumisodotuksella, on kyseessä enemmänkin pilottihanke. Kunnat eivät juuri ole kokeiluja perinteisesti harrastaneet. Kehityshankkeita toki on tehty ja tehdään jatkossakin, mutta kokeilu on jotain ketterämpää, kevyempää ja nimenomaan uutta tietoa etsivää ja epäonnistumisen sallivaa. Kunnat ovat siilomaisia hallinto-organisaatioita, joissa kehitysidean läpivienti tapahtuu yleensä pitkin siiloa ylöspäin kipuamalla tai alaspäin laskeutumalla. Jos ennakoitu matka on pitkä ja raskas, jää se usein tekemättä. Poikkisiilollinen toiminta voi raja-aitavartion vuorovahvuudesta riippuen olla vaikeaa, jolloin yhteisistä pikkuasioistakin joudutaan päättämään korkealla siilojen yläpuolella. Olisiko ratkaisu palveluvastuun siirtäminen organisaatiossa lähemmäs asiakasta ja raja-aitojen madaltaminen?

Muita esteitä kokeiluille on ehkäpä virkavastuusta seuraava virheiden välttämisen kulttuuri joka voi johtaa alitajuiseen varovaisuuteen, sekä tarkan budjetoinnin perinne. Isotkin, kymmeninen miljoonien eurojen menobudjetilla toimivat yksiköt suunnittelevat seuraavan vuoden talouttaan pahimmillaan tuhannen euron tarkkuudella. Tähän toimintamalliin ei oikein korvamerkitsemätön kokeilurahoitus istu, samoin kuin vuoden päähän suunniteltu ja budjetoitu kokeilu ei sovi kokeilun sisäsyntyiseen ketteryyteen.

Kuntalaisen mobiilikäyttöliittymäkonsepti (http://digiylojarvi.blogspot.fi/2016/06/kokeiluversio-kuntalaisen.html ) lähtee Demolaan kehiteltäväksi. Rajasimme aihioita siten, että emme tilaa  kokeiluversiota vielä tässä vaiheessa, aloitetaan kehitystyö tilaamalla asiakaslähtöinen, poikkiammatillisesti laadittu konsepti ja koodataan vasta myöhemmin.

Innolla odotan että mitä tästä saamme aikaan. Kokeillaan ainakin.

Ylöjärvi ei vain halua olla Digikunta, vaan se on jo sitä!

Sofigate auttoi toukokuussa Ylöjärven varhaiskasvatusta modernien viestintäpalvelujen ideoinnissa ja konseptoinnissa. Käytännössä Sofigaten fasilitoi kaksi hackathon -päivää, joihin osallistui noin 20 Ylöjärven varhaiskasvatuksen ammattilaista. Ensimmäisenä päivänä ideoitiin villisti ja lopulta äänestettiin yksi idea jatkokehitykseen. Toisen päivän aikana aikaisemmin valittu idea jatkokehitettiin valmiiksi konseptiksi ja luotiin tiekartta konseptin käyttöönottamiseksi. Menetelminä Sofigate hyödynsi sekä palvelmuotoilua että pelillistämistä.

Projektin tavoitteena oli valjastaa digitalisaatio osaksi päiväkodin jokapäiväistä toimintaa

Projektin alussa ja hackathoneissa kerätyn tiedon perusteella Ylöjärven varhaiskasvatuksen viestinnän kenttä on hajanainen ja viestinnässä käytettävät kanavat sekä toimintatavat vaihtelevat päiväkodeittain. Päiväkodin ja kodin välinen viestintä on pahimmillaan aikaa vievää ja samoja asioita kysyttään vanhemmilta useaan otteeseen monien eri viestintäkanavien kautta. Vanhempien ja työntekijöiden energiaa kuluu väärin asioihin vaikka kaikkien yhteisenä toiveena on, että viestintä on ”helppoa ja vaivatonta”.

Uusi viestintäsuunnitelma ja -konsepti vapauttaa työntekijöiden ja vanhempien aikaa lapsille

Viestinnän kokonaiskuvan hahmottamiseksi listasimme hackathoneissa asiakkaiden ja varhaiskasvatuksen viestinnän tarpeita sekä mietimme miten nämä tarpeet tulisi jatkossa täyttää. Näiden perusteella tunnistimme asioita ja rooleja, joihin varhaiskasvatuksen viestintäsuunnitelman tulee jatkossa ottaa kantaa.

Viestintäsuunnitelman lisäksi viimeistelimme parhaan idean perusteella luodun viestintäkonseptin. Konseptissa ei yritetty keksiä pyörää uudelleen vaan perustellusti hyödynnettiin sekä olemassa olevia teknologioita että uusia teknisiä ratkaisuja. Ideatilanteessa uuden sähköisen viestintäkonseptin avulla hoidetaan jatkossa monet eri viestintäprosessit, kuten lomakkeet, läsnäolo-ilmoitukset ja  vasu-prosessi. Käytännössä uusi viestintäkonsepti mallinnettiin käyttäjätarinoiden kautta ja esimerkiksi mietimme miten yllämainitut prosessit toimisivat uuden konseptin sisällä.

Konseptin idean kiteyttämiseksi, teimme konseptikuvauksen (yllä kuvassa), jossa pohdimme palvelulupausta asiakkaiden ja työntekijöiden näkökulmasta. Listasimme kuka käyttää ja ylläpitää uutta järjestelmää: selkiytimme roolit ja vastuuhenkilöt. Lisäksi pohdimme miten tämä konsepti toteuttaa viestintäsuuunnitelmaa ja mitkä on sen toiminnallisuudet ja rajaukset.

Jotta uusi viestintäkonsepti ei vain jää konseptin tasolle, teimme tiekartan, johon on listattuna tulevat askelmerkit. Lisäksi tunnistimme mahdolliset mittarin uudelle viestintäkonseptille. Jos palvelukokemusta mietitään asiakkaan näkökulmasta, millä sitä voisi parhaiten mitata? Uuden sähköisen viestintäkonseptin mittariksi valikoitui käyttäjämäärien sekä -aktiivisuuden seuranta: toteutuuko palvelulupaus helposta ja vaivattomasta viestinnästä? Kuinka moni asiakkaista käyttää konseptia?

Lyhyessä ajassa tehtiin suuri digiloikka – DigiYlöjärvi näyttää suuntaa koko Suomelle

Digitalisaation välilliset hyödyt: taloudelliset ja ympäristöystävälliset, on mahdollista saavuttaa kehitetyn konseptin myötä. Uusi konsepti vapauttaa työntekijöiden aikaa ja he voivat keskittyä enemmän lapsiin. Manuaalisen työn vähentyessä huomattavasti helpottuu myös päiväkodin arki. Vuorovaikutukselle ja kohtaamiselle voi antaa nyt enemmän aikaa.

Projekti toteutti hienosti Digiloikan tavoitetta, jossa tavoitteena on: ”siirtyä toimintakulttuuriin, jossa sähköisiä välineitä käytetään hyväksi ja luodaan toimivia, tehokkaita ja vuorovaikutteisia kanavia kuntalaisten kanssa käytävään vuorovaikutukseen.” Tulevaisuuden mennessä kohti mobiilia, on kuntalaisten yhteys kuntaan myös nousevassa määrin mobiili. Näin ollen tulevaisuudessa saattaa muodostua yksi Ylöjärvi -sovellus, jonka alle myös nyt kehitetty varhaiskasvatuksen viestintäkonsepti helposti sulautuu. Nyt muodostetusta konseptista on hyvä jatkaa tulevaisuuden digikunnan rakentamista!

Kiitos kaikille mukana olleille!
Sofigaten projektitiimi,

Henna Issakainen, Karoliina Liimatainen, Timo Savolainen

Kokeiluversio kuntalaisen mobiilisovelluksesta?

Demola. Avoin innovaatioympäristö, jossa opiskelijat kehittävät tuotteita ja palveluita yritysten tarjoamien konseptien pohjalta. Tampereella syntynyt, maailmalle levinnyt, palkittu ja kiitetty toimintamalli perustuu ideoiden moninäkökulmaiseen ja -alaiseen tarkasteluun ja fasilitointiin. Lisää Demolasta löytyy täältä: http://tampere.demola.net/ .

Syksyn projektihaku on käynnissä ja digiryhmämme pohtii parhaillaan kuntalaisen mobiiliapplikaation kokeiluversion rakentamisen tarjoamista Demolalle.

Sovellus sisältäisi pääsyn osallistumisalustaan ( digiylojarvi.blogspot.fi/2016/05/kuntalaisen-osallistumisalusta.html ), sähköisiin palveluihin, verkkokauppaan
(digiylojarvi.blogspot.fi/2016/04/kunnan-verkkokauppa.html  ja ajantasaiseen tietoon. Toki kaikki olisi käytettävissä myös perinteisemmin verkkosivujen kautta, mutta mobiiliratkaisu kasvattaa koko ajan merkitystään. Kehitysmaat ovat siirtyneet verkon hyödyntämisessä suoraan mobiiliin lähes ilman länsimaiden pöytäkonevaihetta.

Demolan avulla ei vielä tavoiteltaisi lopullista tuotetta kuntalaisille ladattavaksi, vaan tavoitteena olisi kokeiluversio testikäyttäjille, luonnollisesti alkuun melko rajatulla palveluvalikoimalla jota voitaisiin kasvattaa suhteellisen helposti. Varhaiskasvatuksen tuleva viestintäappilikaatio olisi aikanaan yksi osa kokonaisuutta. Testaamisella kerättäisiin kokemuksia seuraavaa vaihetta varten: Miten kuntalaisen mobiilikäyttöliittymä toteutetaan? Valmis kaupallinen sovellus (onko valmiita edes olemassa?), kumppanien kanssa itse kehitetty vaihtohtoehto tai jotain siltä väliltä?

Kuntalaisen mobiilisovellus tulee joskus lähitulevaisuudessa olemaan ensisijainen käyttöliittymä kuntaan. Toteutuessaan toimiva, sähköinen, ja paikasta riippumaton palvelu näkymättömine tukiprosessesseineen muuttaa kunnan perusolemusta - kunta on aiempaa vähemmän vuorokaudenaikaan ja fyysisiin tiloihin sitoutunut toimija. Kaikki toiminta ei digitalisoidu, mutta se joka voi, tulee sen jollain aikavälillä tekemään.

Kuntalaisen osallistumisalusta

Tulevaisuuden kunta näyttäytyy suunnilleen kaikissa aiheesta käydyissä keskusteluissa avoimena, osallistavana ja mahdollistavana verkostotoimijana, jossa asukkaalla on moninaisemmat mahdollisuudet vaikuttaa omaan kuntalaiskokemukseensa. Osallistuminen ja vaikuttaminen tulee jatkossa tapahtumaan entistä enemmän verkossa. Virallisella osallistumisella eli kunnallisvaaleissa äänestämisellä, kuulemisilla  ja muutoksenhaulla on toki vahva ja välttämätön roolinsa jatkossakin. Kyse onkin epävirallisen osallistumisen ja avoimuuden murroksesta, joka tarvitsee uudet toimivat välineensä. 

Kuntalaisten osallistamisen valmisteluun ja ideointiin pitää olla yksinkertaista, helppoa ja nopeaa. Jos se on hidasta ja vaikeaa, ei laadukasta osallistamista pakon puuttuessa järjestetä. Perinteinen tapa on varata koulun jumppasali ja kutsua koolle asukastilaisuus viikkoja etukäteen lehti- ja kotisivuilmoituksilla.  Sitten luotetaan siihen että riittävästi väkeä saapuu paikalle ja keskustelua syntyy. Asukasilloilla on paikkansa osallistumisen työkalupakissa, mutta totuus on että ne toimivat pistemäisissä, asukasta lähellä olevissa kysymyksissä huomattavasti paremmin kuin tulevaisuusorioentoituneissa ja vähemmän konkreettisissa aiheissa. Toinen vakiintunut väline on ollut yksisuuntaisten verkkokyselyjen järjestäminen. Niiden ongelma on nimenomaan yksisuuntaisuus ja viestin jääminen kapeaksi. 

Entäpä jos osallistuminen olisikin nopeasti käynnistettävää ja muutenkin kätevää? Viranhaltijalla olisi käytössään väline, jolla saataisiin idea minuutissa verkkoon keskusteltavaksi:

"Hyvää huomenta osallistujaverkosto! Sain tämmöisen ajatuksen, kunta voisi järjestää jutun X. Miltä kuulostaa ja miten niin ei voisi toimia? Muistetaan reunaehdot, pitää noudattaa lakia Z ja rahoitustakaan ei ole enempää kuin Y. Ohessa tutustuttavaksenne taustamateriaalit A, B ja C. Haluaisiko kyläyhdistys osallistua syvemmin - miten?"

Viesti menisi yleisen näkyvyyden lisäksi suoraan vapaaehtoiselle, ehkäpä aihekohtaiselle verkostolle johon saísivat ilmoittautua kaikki aiheesta kiinnostuneet. Homma toimisi myös kuntalaisen mobiiliapplikaation kautta, tietysti. Helppokäyttöisyyden lisäksi lähestymistavan ytiminä ovat oikeiden henkilöiden tavoittaminen, sekä jatkuvuus - ideointi, keskustelut ja mahdollisesti virallisempaan vaiheeseen siirtyvä valmistelu olisi koko ajan seurattavissa ja osallistuttavissa samassa paikassa intuitiivisen käyttöliittymän kautta. 

Hankaluuksia ovat vielä toimivien välineiden puutteen lisäksi oikean osallistujajoukon tavoittaminen. Avoimuudella ja osallistumisella on demokratiassa itseisarvo, mutta todellinen lisäarvo saadaan oikealla joukolla, joka tarkastelee käsiteltävää aihetta monesta kulmasta.  Markkinoilla on erittäin kiinnostavia pistemäisiä osallistumis- ja viestintäratkaisuja - ensi perjantaina digiryhmä tutustuu yhteen. Onko yhtä hyvää, mutta riittävän joustavaa ja avointa järjestelmää vielä olemassa? Vai saavutetaanko menestys integroimalla toimivat ja ketterät osajärjestelmät huippuunsa viretetyn käyttöliittymän alle?

Digi-illan jälkitunnelmia

Viimeviikkoinen Y2 Digi-ilta on takana ja hyvin meni, väkeä oli paikalla ja aiheessa pysyttiin. Ville Tolvasen (villetolvanen.com) alustus johdatteli aiheeseen loistavasti ja laadukas panelistijoukko keskusteli yleisön esittämistä kysymyksistä ja kommenteista ja lisäsi mukaan omiaan. Jos keskustelun tiivistäisi kolmeen sanaan, olisivat ne avoimuus, mobiiliapplikaatio ja osaaminen.

Kaupungin toimintaa haluttiin avoimemmaksi ja osallistavammaksi. Teknisesti kuntien toiminta on avointa, salaiset asiat liittyvät yleensä yksilön tietosuojaan ja silloin tällöin yhteistyökumppanien liikesalaisuuksiin. Käytännössä tiedon saaminen kuntien toiminnasta voi olla työlästä. Varsinkaan hankkeiden valmisteluvaiheiseta ei tuoteta ulospäin juurikaan tietoa. Avoimuuden kohdalla teknologia mahdollistaa paljon uutta ja helpottaa vanhaa.

Kaupungin älypuhelinsovellusta visioitiin myös. Ensijainen kuntalaisen käyttöliittymä monissa palveluissa voisi olla hiottu ja kattava applikaatio tiedolle, osallistumiselle ja palveluille. Tietenkään kaikkia palveluita voi sähköistää kokonaan. Monessa palveluissa on kuitenkin osia, jotka voidaan hoitaa verkkoyhteyden kautta kotisohvalta. Tiedon, viestinnän ja osallistumisen nykymallit voitaisiin korvata digitaalisilla versioilla vaikka kokonaan. Digitaalista käyttöliittymää käsiteltiin periaattellisemmalla tasolla muutamia viikkoja sitten blogissa:
http://digiylojarvi.blogspot.fi/2016/05/kuntalaiskokemuksesta.html

Jos kaupunki muuttaa toimintaansa siten että palvelut ovat ensisijaisesti digitaalisia, tulee kaupungin myös varmistaa, että niiden käyttämiseen on mahdollisuuksia ja osaamista. Osaavien ja halukkaiden käyttäjien määrä kasvaa koko ajan ja tämän enemmistö pohjalta palveluja pitää kehittää. Muille tulee olla mahdollisuus avustettuun käyttöön, tämä tapahtuu vaikkapa palvelutisikillä virkailijan toimesta niin kuin aina ennenkin. Erona on se, että järjestelmä on se sama digitaalinen mutta asiakas antaa oikeuden virkailijan käyttää sitä puolestaan. Oppimiselle ja tukemiselle pitää luoda verkostoja ja digi-illan keskusteluissa nousikin esille opiskelijoiden ja yhdistysten käyttäminen apuna.

Kokonaan uusi avaus on takarivistä kuulunut heitto kunnan joukkorahoitushankkeista. Vai oliko se sittenkään aivan uusi? Kyllä kunnilta on aina rahaa saanut järkeväksi katsottuun toimintaan, vaikkapa talkoo- ja yhdistysavustusten muodossa. Joukkorahoitus voisi olla kohdistetumpaa, kohteena yksittäinen tapahtuma tai hanke. Tässä saattaa olla syvemmän ajattelun ja palvelumuotoilusession paikka.

Kiitos osallistujille ja yleisölle,  Digi-ilta toteutti tehtävänsä Digiylöjärvi -hankkeen ykkösvaiheen päättäjänä.  Olisiko syksyn suurempi yleisölle suunnattu projekti vaikkapa palvelukehityskilpailu paikallisille yhdistyksille ja yrityksille?  

Y2 Digi-ilta kuvattiin ja löytyy osoitteesta  http://www.mediaserver.fi/live/ylojarvi .

Ensimmäisen vaiheen loppu

Ylihuomenna 18.5. järjestetään Y2 Digi-ilta koulutuskeskus Valossa ylöjärveläisille. Panelisteiksi olemme saaneet monipuolisen joukon. Mukana on kaupungin mahdollisten ja nykyisten yhteistyökumppanien edustajia, asukkaita, kaupungin palveluista vastaavia viranhaltijoita, kaupunginhallituksen puheenjohtaja, sekä vuoden 2016 paras pomo. Osalla on useampikin rooli. Illan idea on yksinkertainen - kuntalaisten kanssa keskustellaan siitä, mitä palveluja sähköisiä palveluita pitäisi erityisesti kehittää ja miten kehitystyön kuntalaiset voisivat osallistua.

Jälkimmäinen kysymys onkin se kiinnostavampi ja vaikeampi. Kyllä palveluideoita löytyy, emme ole yksin saman asian äärellä. Kuntasektori on siitä mukava toimiala, että liikesalaisuuksia ei ole eli hyvät käytännöt voi kopioida vaikka suoraan. Lisäksi alan kaupalliset toimijat ovat laajemminkin eränneet kehittämään ja tarjoamaan tuotteitaan kunta-asiakkaille. Osallistuminen on hankalampi kysymys. Kunnissa valitettavasti osallistuminen jää usein muodolliseksi, mutta tälläkin voi olla oma arvonsa jo yleisen avoimuusperiaatteen vuoksi. Tulokset asiakaslähtöisyyttä tavoiteltaessa saadaan jollakin tiedotus- ja keskustelutilaisuutta intensiivisemmällä menetelmällä. Tuskin olen kovin väärässä veikatessani että osallistamismenestys perustuu avoimeen, kaksisuuntaiseen hankeviestintään ja  asiakkaan istumiseen suunnittelupöydän ääressä.

Digi-iltaan päättyy Digiylöjärvi -hankkeen ensimmäinen vaihe. Olemme järjestäytyneet, aloittaneet sisäisen ja ulkoisen verkoston rakentamisen jonka myötä olemme tutustuneet moniin mahdollisiin yhteistyökumppaneihin. Jokainen tapaaminen on tuonut ajatteluumme jotain uutta, tai vähintään poistanut vanhaa. Olemme viestineet aktiivisesti ulospäin ja seuranneet aiheeseen liittyviä valtion toimenpiteitä suurella mielenkiinnolla.  Olemme keränneet aihioita ja ideoita jatkokehiteltäviksi, olemme tutkineet valmiita tuotteita suoraan hyödynnettäväksi sekä konseptoineet hieman teoreettisemmalla tasolla kuntalaisen käyttäjäkokemusta kuntaansa.

Pohja on luotu ja seuraava vaihe on konkreettisempi. Tästä eteenpäin päähuomion on oltava aihioiden etenemisessä. Tänä vuonna jokunen uusi tai uusittu palvelumuoto on tuotannossa. Samalla jatkuu laajempien ideoiden jatkotutkinta.

Homma jatkuu, mutta vedetään nyt Digi-ilta ensin kunnialla läpi.

Varhaiskasvatuksen #1 Hackathon – kokemuksia ja päivän tunnelmia

Kalliorinteen päiväkodissa 2.5.2016 pidetty Hackathon on osa projektia, jossa varhaiskasvatuksen asiakas nostetaan viestinnän keskiöön.  Käytännössä tarkoituksena on kerätä, analysoida ja muotoilla potentiaalisin varhaiskasvatuksen viestintään liittyvä idea valmiiksi konseptiksi. 

Pysähdytään kerrankin tarkastelemaan isoa kuvaa ja suunnittelemaan tulevaisuutta

Aurinko paistoi puhtaan siniseltä taivaalta kun osallistujat saapuivat hyvissä ajoin ensimmäiseen Hackathon -päivään. Tunnelma oli lämmin ja avoin. Kun osallistujilta kysyttiin mitä odotuksia heillä oli päivälle, eivät he oikein tienneet mitä odottaa. Useat paikalla olleista olivat ensimmäistä kertaa mukana Hackathonissa. Toiveena oli kuitenkin, että tämän päivän aikana voi kerrankin rauhassa pysähtyä pohtimaan viestinnän nykytilaa ja suunnittelemaan tulevaisuutta.

Iloinen puheensorina täytti Hackathonin käyttöön valjastetun juhlasalin ja innostus oli käsin kosketeltavaa. Päivä aloitettiin taustoittamalla DigiYlöjärveä sekä miksi juuri varhaiskasvatuksen viestintä oli valittu kehityskohteeksi. Samalla todettiin, että myös valtakunnan suurimmissa kaupungeissa juuri varhaiskasvuksessa on eniten digitalisointihankkeita käynnissä.

Tämän jälkeen mietittiin yhdessä visiota: mitä modernit viestintäpalvelut olisivat parhaimmillaan. Jokainen osallistuja kävi vuorollaan kirjoittamassa tätä visiota kuvaavan adjektiivin ja huoneen seinätaulu täyttyikin nopeasti. Moderneja viestintäpalveluja kuvattiin muun muuassa seuraavin sanoin: ”yksi/keskitetty sähköinen viestintäkanava, vuorovaikutteinen, helppo, nopea, vaivaton, selkeä, tavoitettava, yhdenvertainen, luotettava, turvallinen”.

Tämä visio pidettiin kirkkaana mielessä koko päivän ajan!

Osallistujille näytettiin seuraavaksi muun muassa Ylöjärven kaavoituksesta tilattua karttaa, johon oli merkittynä hallintorakennukset ja päiväkodit. Tällä heräteltiin ymmärrystä siitä, miten laajalle alueelle viestintä kantaa. Jatkoimme keskustelemalla viestinnän nykytilasta, jonka Sofigaten projektitiimi oli koonnut ennakkoon toteutettujen haastatteluiden perusteella. Kävimme läpi viestintäkanavia sekä -prosesseja. Kun nykytilan visualistointi oli avattu, herätti kanavien suuri määrä ahdistusta ja monella silmät avautuivat nykytilanteen sekavuudesta.

Aikaisemmin oli ollut puhetta, että viestinnän helpottamiseksi otettaisiin Chat-kanava käyttöön. Monen osallistujan suusta kuului tässä kohden: ”chatti olisi vain yksi kanava lisää...”. Tämän jälkeen jokainen olikin jo valmiina kehittämään täysin erilaisia ja uusia ratkaisuja tähän sekavaan tilanteeseen. 

”Mukava ideariihi” = Villiä ideointia ohjatusti

Seuraavaksi päästettiin villitkin ideat ulos. Osallistujat miettivät vapaasti, mutta ohjatusti, sekä yksin että ryhmissä, uusia ideoita. Ideoita pohdittiin esimerkiksi Kuuden hatun sekä eri persoonien avulla. Nämä palvelumuotoilun menetelmät varmistivat, että kaikki näkökulmat tulivat varmasti käsitellyksi.

Vilkas keskustelu täytti salin, pöydissä käytiin kovaa keskustelua ja ideoinnin lomassa tuotiin esille tärkeys siitä, että ”lapsen osallisuus lisäntyisi” viestinnässä ja että ”mitään tietoa ei haluta pimittää, tieto on julkista vanhemmille”. Yleisenä ja yhteisenä toiveena oli ”viestinnän selkeyttäminen ja viestintäkulttuurin kirkastaminen”.

Kehitysideana esiin nousi myös mediakasvatus osana varhaiskasvatusta. Mietittiin voisiko viestintä olla myös mediakasvatusta. Lapselle voisi esimerkksi kertoa, miten pitää viestiä oikein ja ystävällisesti. Ideaa jatkettiin miettimällä miten vanhempien ja päiväkodin välistä kuvaviestien saatesanojen voisi hyödyntää mediakasvatuksen välineenä.

Ja koska kyseessä oli Hackathon, oli meillä myös leikkimielinen kilpailu mukana: ideoinnin jälkeen ryhmät pääsivät esittämään parhaat ideansa muille ja paras esitys palkittiin Leijonan luolassa. Tässä kohtaa esiteltiin, näyteltiiin, riimiteltiin Eppuja ja kuvattiin monia äärimmäisen hyviä ideoita, joista ehkä yllätyksellisin oli kiertävän varhaiskasvatuksen insinöörin eli KV-inssin palkkaaminen. Idean esitelly tiimi, kolme Blondia ja Terhi, oli vakuuttava ja Leijonan luolan tuomarit nyökkäilivät hyväksyvästi.

Päivän viimeisenä, mutta tärkeänä osana oli syntyneiden ideoiden laittaminen tärkeysjärjestykseen. Aloitimme pohtimalla, mitkä ideat ovat viestintäkonseptin kannalta kriittisiä asioita sekä mitkä eivät niin kriittisiä. Kriittiset asiat laitoimme vielä erikseen tärkeysjärjestykseen hiljaisen lappuäänestyksen avulla. Laput siirtyivät pöydällä vinhaa tahtia, kun osallistujat liikuttelivat niitä ääneti. Pikkuhiljaa lappujen siirtely hidastui ja päästiin yhteisymmärrykseen siitä, missä järjestykssä ideoita lähdetään jatkokehittämään.

Päivän lähentyessä loppuaan, oli tavoitteet saavutettu ja yksi idea valittu ylitse muiden. Kaikki olivat samaa mieltä, että viestinnän keskiössä tulee olla yksi yhteinen sähköinen viestintäkanava. Tätä ideaa ja tarina jatketaan 20.5.2016, jolloin toisessa hackathonissa ideasta muotoillaan valmis konsepti.

Kiitos kaikille osallistuneille!

Sofigaten projektitiimi,
Henna Issakainen, Karoliina Liimatainen ja Timo Savolainen

Kuntalaiskokemuksesta

Kuntalaiskokemus. Termi ei ole googlailun perusteella vakiintunut, eli nyt on lupa määritellä se aivan omin päin. 

Hyvä kuntalaiskokemus voisi olla vaikkapa kokemus kuuluvuudesta paikallisyhteisöön, laadukkaiksi koetut saadut palvelut sekä osallistuminen tämän paikallisyhteisön toimintaan vaikuttamalla asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon.

Kuntaiskokemus on erilainen, samoin kuin kuntalaisen kuntasuhde. Joidenkin kohdalla suhde on hallinto- ja valtalähtöinen, kunta yhtä kuin vaakuna ja oma valtuustopaikka. Jonkun suku on asunut paikkakunnalla useita sukupolvia joten homma on aika pitkälti sillä selvä. Toisille kunta tarkoittaa lähinnä postinumeron perässä olevaa kirjainsarjaa ja lapsen päivähoitopaikan tarjoajaa, työpaikkakin on naapurikunnassa. Näille kunta on etäinen mutta ihan ookoo, jos palvelu toimii.  Silmämääräisesti arvioituna viimeinen ryhmä on suurin. Ei hieman virastonmakuinen kuntaorganisaatio herätä samaistumisen tarvetta ja yhteisöllisyyden kokemuksia siinä suuressa enemmistössä joka ei kunnallishallintoa tai -politiikkaa aktiivisesti harrasta. 

Rakentamalla uusia osallistumisen välineitä ja avoimuutta päästään parantamaan kuntalaiskokemuksen osallisuus- ja yhteisöllisyyselementtejä. Paremmat, oikeasti asiakaslähtöiset palvelut joiden kehittämiseen kuntalainen on osallistunut pureutuu palveluelementtiin. Nämä kuntalaiskokemuksen seuraavat parannusloikat otetaan pääasiassa uutta tekniikkaa hyödyntämällä. Tulevaisuuden kunnan jäsenen kuntalaiskokemus on useimmiten digitaalinen - tietysti mobiilisti, viimeisen päälle hiotun käyttöliittymän kautta.

Digiylöjärvi ei ole tekniikkaa sen itsensä vuoksi vaan  asiakkaan kokemuksen parantamista. Asiakkaana, vaikuttajana ja yhteisön jäsenenä. Kansalaisena ja kuntalaisena.