Kuntalaisen osallistumisalusta

Tulevaisuuden kunta näyttäytyy suunnilleen kaikissa aiheesta käydyissä keskusteluissa avoimena, osallistavana ja mahdollistavana verkostotoimijana, jossa asukkaalla on moninaisemmat mahdollisuudet vaikuttaa omaan kuntalaiskokemukseensa. Osallistuminen ja vaikuttaminen tulee jatkossa tapahtumaan entistä enemmän verkossa. Virallisella osallistumisella eli kunnallisvaaleissa äänestämisellä, kuulemisilla  ja muutoksenhaulla on toki vahva ja välttämätön roolinsa jatkossakin. Kyse onkin epävirallisen osallistumisen ja avoimuuden murroksesta, joka tarvitsee uudet toimivat välineensä. 

Kuntalaisten osallistamisen valmisteluun ja ideointiin pitää olla yksinkertaista, helppoa ja nopeaa. Jos se on hidasta ja vaikeaa, ei laadukasta osallistamista pakon puuttuessa järjestetä. Perinteinen tapa on varata koulun jumppasali ja kutsua koolle asukastilaisuus viikkoja etukäteen lehti- ja kotisivuilmoituksilla.  Sitten luotetaan siihen että riittävästi väkeä saapuu paikalle ja keskustelua syntyy. Asukasilloilla on paikkansa osallistumisen työkalupakissa, mutta totuus on että ne toimivat pistemäisissä, asukasta lähellä olevissa kysymyksissä huomattavasti paremmin kuin tulevaisuusorioentoituneissa ja vähemmän konkreettisissa aiheissa. Toinen vakiintunut väline on ollut yksisuuntaisten verkkokyselyjen järjestäminen. Niiden ongelma on nimenomaan yksisuuntaisuus ja viestin jääminen kapeaksi. 

Entäpä jos osallistuminen olisikin nopeasti käynnistettävää ja muutenkin kätevää? Viranhaltijalla olisi käytössään väline, jolla saataisiin idea minuutissa verkkoon keskusteltavaksi:

"Hyvää huomenta osallistujaverkosto! Sain tämmöisen ajatuksen, kunta voisi järjestää jutun X. Miltä kuulostaa ja miten niin ei voisi toimia? Muistetaan reunaehdot, pitää noudattaa lakia Z ja rahoitustakaan ei ole enempää kuin Y. Ohessa tutustuttavaksenne taustamateriaalit A, B ja C. Haluaisiko kyläyhdistys osallistua syvemmin - miten?"

Viesti menisi yleisen näkyvyyden lisäksi suoraan vapaaehtoiselle, ehkäpä aihekohtaiselle verkostolle johon saísivat ilmoittautua kaikki aiheesta kiinnostuneet. Homma toimisi myös kuntalaisen mobiiliapplikaation kautta, tietysti. Helppokäyttöisyyden lisäksi lähestymistavan ytiminä ovat oikeiden henkilöiden tavoittaminen, sekä jatkuvuus - ideointi, keskustelut ja mahdollisesti virallisempaan vaiheeseen siirtyvä valmistelu olisi koko ajan seurattavissa ja osallistuttavissa samassa paikassa intuitiivisen käyttöliittymän kautta. 

Hankaluuksia ovat vielä toimivien välineiden puutteen lisäksi oikean osallistujajoukon tavoittaminen. Avoimuudella ja osallistumisella on demokratiassa itseisarvo, mutta todellinen lisäarvo saadaan oikealla joukolla, joka tarkastelee käsiteltävää aihetta monesta kulmasta.  Markkinoilla on erittäin kiinnostavia pistemäisiä osallistumis- ja viestintäratkaisuja - ensi perjantaina digiryhmä tutustuu yhteen. Onko yhtä hyvää, mutta riittävän joustavaa ja avointa järjestelmää vielä olemassa? Vai saavutetaanko menestys integroimalla toimivat ja ketterät osajärjestelmät huippuunsa viretetyn käyttöliittymän alle?

Digi-illan jälkitunnelmia

Viimeviikkoinen Y2 Digi-ilta on takana ja hyvin meni, väkeä oli paikalla ja aiheessa pysyttiin. Ville Tolvasen (villetolvanen.com) alustus johdatteli aiheeseen loistavasti ja laadukas panelistijoukko keskusteli yleisön esittämistä kysymyksistä ja kommenteista ja lisäsi mukaan omiaan. Jos keskustelun tiivistäisi kolmeen sanaan, olisivat ne avoimuus, mobiiliapplikaatio ja osaaminen.

Kaupungin toimintaa haluttiin avoimemmaksi ja osallistavammaksi. Teknisesti kuntien toiminta on avointa, salaiset asiat liittyvät yleensä yksilön tietosuojaan ja silloin tällöin yhteistyökumppanien liikesalaisuuksiin. Käytännössä tiedon saaminen kuntien toiminnasta voi olla työlästä. Varsinkaan hankkeiden valmisteluvaiheiseta ei tuoteta ulospäin juurikaan tietoa. Avoimuuden kohdalla teknologia mahdollistaa paljon uutta ja helpottaa vanhaa.

Kaupungin älypuhelinsovellusta visioitiin myös. Ensijainen kuntalaisen käyttöliittymä monissa palveluissa voisi olla hiottu ja kattava applikaatio tiedolle, osallistumiselle ja palveluille. Tietenkään kaikkia palveluita voi sähköistää kokonaan. Monessa palveluissa on kuitenkin osia, jotka voidaan hoitaa verkkoyhteyden kautta kotisohvalta. Tiedon, viestinnän ja osallistumisen nykymallit voitaisiin korvata digitaalisilla versioilla vaikka kokonaan. Digitaalista käyttöliittymää käsiteltiin periaattellisemmalla tasolla muutamia viikkoja sitten blogissa:
http://digiylojarvi.blogspot.fi/2016/05/kuntalaiskokemuksesta.html

Jos kaupunki muuttaa toimintaansa siten että palvelut ovat ensisijaisesti digitaalisia, tulee kaupungin myös varmistaa, että niiden käyttämiseen on mahdollisuuksia ja osaamista. Osaavien ja halukkaiden käyttäjien määrä kasvaa koko ajan ja tämän enemmistö pohjalta palveluja pitää kehittää. Muille tulee olla mahdollisuus avustettuun käyttöön, tämä tapahtuu vaikkapa palvelutisikillä virkailijan toimesta niin kuin aina ennenkin. Erona on se, että järjestelmä on se sama digitaalinen mutta asiakas antaa oikeuden virkailijan käyttää sitä puolestaan. Oppimiselle ja tukemiselle pitää luoda verkostoja ja digi-illan keskusteluissa nousikin esille opiskelijoiden ja yhdistysten käyttäminen apuna.

Kokonaan uusi avaus on takarivistä kuulunut heitto kunnan joukkorahoitushankkeista. Vai oliko se sittenkään aivan uusi? Kyllä kunnilta on aina rahaa saanut järkeväksi katsottuun toimintaan, vaikkapa talkoo- ja yhdistysavustusten muodossa. Joukkorahoitus voisi olla kohdistetumpaa, kohteena yksittäinen tapahtuma tai hanke. Tässä saattaa olla syvemmän ajattelun ja palvelumuotoilusession paikka.

Kiitos osallistujille ja yleisölle,  Digi-ilta toteutti tehtävänsä Digiylöjärvi -hankkeen ykkösvaiheen päättäjänä.  Olisiko syksyn suurempi yleisölle suunnattu projekti vaikkapa palvelukehityskilpailu paikallisille yhdistyksille ja yrityksille?  

Y2 Digi-ilta kuvattiin ja löytyy osoitteesta  http://www.mediaserver.fi/live/ylojarvi .

Ensimmäisen vaiheen loppu

Ylihuomenna 18.5. järjestetään Y2 Digi-ilta koulutuskeskus Valossa ylöjärveläisille. Panelisteiksi olemme saaneet monipuolisen joukon. Mukana on kaupungin mahdollisten ja nykyisten yhteistyökumppanien edustajia, asukkaita, kaupungin palveluista vastaavia viranhaltijoita, kaupunginhallituksen puheenjohtaja, sekä vuoden 2016 paras pomo. Osalla on useampikin rooli. Illan idea on yksinkertainen - kuntalaisten kanssa keskustellaan siitä, mitä palveluja sähköisiä palveluita pitäisi erityisesti kehittää ja miten kehitystyön kuntalaiset voisivat osallistua.

Jälkimmäinen kysymys onkin se kiinnostavampi ja vaikeampi. Kyllä palveluideoita löytyy, emme ole yksin saman asian äärellä. Kuntasektori on siitä mukava toimiala, että liikesalaisuuksia ei ole eli hyvät käytännöt voi kopioida vaikka suoraan. Lisäksi alan kaupalliset toimijat ovat laajemminkin eränneet kehittämään ja tarjoamaan tuotteitaan kunta-asiakkaille. Osallistuminen on hankalampi kysymys. Kunnissa valitettavasti osallistuminen jää usein muodolliseksi, mutta tälläkin voi olla oma arvonsa jo yleisen avoimuusperiaatteen vuoksi. Tulokset asiakaslähtöisyyttä tavoiteltaessa saadaan jollakin tiedotus- ja keskustelutilaisuutta intensiivisemmällä menetelmällä. Tuskin olen kovin väärässä veikatessani että osallistamismenestys perustuu avoimeen, kaksisuuntaiseen hankeviestintään ja  asiakkaan istumiseen suunnittelupöydän ääressä.

Digi-iltaan päättyy Digiylöjärvi -hankkeen ensimmäinen vaihe. Olemme järjestäytyneet, aloittaneet sisäisen ja ulkoisen verkoston rakentamisen jonka myötä olemme tutustuneet moniin mahdollisiin yhteistyökumppaneihin. Jokainen tapaaminen on tuonut ajatteluumme jotain uutta, tai vähintään poistanut vanhaa. Olemme viestineet aktiivisesti ulospäin ja seuranneet aiheeseen liittyviä valtion toimenpiteitä suurella mielenkiinnolla.  Olemme keränneet aihioita ja ideoita jatkokehiteltäviksi, olemme tutkineet valmiita tuotteita suoraan hyödynnettäväksi sekä konseptoineet hieman teoreettisemmalla tasolla kuntalaisen käyttäjäkokemusta kuntaansa.

Pohja on luotu ja seuraava vaihe on konkreettisempi. Tästä eteenpäin päähuomion on oltava aihioiden etenemisessä. Tänä vuonna jokunen uusi tai uusittu palvelumuoto on tuotannossa. Samalla jatkuu laajempien ideoiden jatkotutkinta.

Homma jatkuu, mutta vedetään nyt Digi-ilta ensin kunnialla läpi.

Varhaiskasvatuksen #1 Hackathon – kokemuksia ja päivän tunnelmia

Kalliorinteen päiväkodissa 2.5.2016 pidetty Hackathon on osa projektia, jossa varhaiskasvatuksen asiakas nostetaan viestinnän keskiöön.  Käytännössä tarkoituksena on kerätä, analysoida ja muotoilla potentiaalisin varhaiskasvatuksen viestintään liittyvä idea valmiiksi konseptiksi. 

Pysähdytään kerrankin tarkastelemaan isoa kuvaa ja suunnittelemaan tulevaisuutta

Aurinko paistoi puhtaan siniseltä taivaalta kun osallistujat saapuivat hyvissä ajoin ensimmäiseen Hackathon -päivään. Tunnelma oli lämmin ja avoin. Kun osallistujilta kysyttiin mitä odotuksia heillä oli päivälle, eivät he oikein tienneet mitä odottaa. Useat paikalla olleista olivat ensimmäistä kertaa mukana Hackathonissa. Toiveena oli kuitenkin, että tämän päivän aikana voi kerrankin rauhassa pysähtyä pohtimaan viestinnän nykytilaa ja suunnittelemaan tulevaisuutta.

Iloinen puheensorina täytti Hackathonin käyttöön valjastetun juhlasalin ja innostus oli käsin kosketeltavaa. Päivä aloitettiin taustoittamalla DigiYlöjärveä sekä miksi juuri varhaiskasvatuksen viestintä oli valittu kehityskohteeksi. Samalla todettiin, että myös valtakunnan suurimmissa kaupungeissa juuri varhaiskasvuksessa on eniten digitalisointihankkeita käynnissä.

Tämän jälkeen mietittiin yhdessä visiota: mitä modernit viestintäpalvelut olisivat parhaimmillaan. Jokainen osallistuja kävi vuorollaan kirjoittamassa tätä visiota kuvaavan adjektiivin ja huoneen seinätaulu täyttyikin nopeasti. Moderneja viestintäpalveluja kuvattiin muun muuassa seuraavin sanoin: ”yksi/keskitetty sähköinen viestintäkanava, vuorovaikutteinen, helppo, nopea, vaivaton, selkeä, tavoitettava, yhdenvertainen, luotettava, turvallinen”.

Tämä visio pidettiin kirkkaana mielessä koko päivän ajan!

Osallistujille näytettiin seuraavaksi muun muassa Ylöjärven kaavoituksesta tilattua karttaa, johon oli merkittynä hallintorakennukset ja päiväkodit. Tällä heräteltiin ymmärrystä siitä, miten laajalle alueelle viestintä kantaa. Jatkoimme keskustelemalla viestinnän nykytilasta, jonka Sofigaten projektitiimi oli koonnut ennakkoon toteutettujen haastatteluiden perusteella. Kävimme läpi viestintäkanavia sekä -prosesseja. Kun nykytilan visualistointi oli avattu, herätti kanavien suuri määrä ahdistusta ja monella silmät avautuivat nykytilanteen sekavuudesta.

Aikaisemmin oli ollut puhetta, että viestinnän helpottamiseksi otettaisiin Chat-kanava käyttöön. Monen osallistujan suusta kuului tässä kohden: ”chatti olisi vain yksi kanava lisää...”. Tämän jälkeen jokainen olikin jo valmiina kehittämään täysin erilaisia ja uusia ratkaisuja tähän sekavaan tilanteeseen. 

”Mukava ideariihi” = Villiä ideointia ohjatusti

Seuraavaksi päästettiin villitkin ideat ulos. Osallistujat miettivät vapaasti, mutta ohjatusti, sekä yksin että ryhmissä, uusia ideoita. Ideoita pohdittiin esimerkiksi Kuuden hatun sekä eri persoonien avulla. Nämä palvelumuotoilun menetelmät varmistivat, että kaikki näkökulmat tulivat varmasti käsitellyksi.

Vilkas keskustelu täytti salin, pöydissä käytiin kovaa keskustelua ja ideoinnin lomassa tuotiin esille tärkeys siitä, että ”lapsen osallisuus lisäntyisi” viestinnässä ja että ”mitään tietoa ei haluta pimittää, tieto on julkista vanhemmille”. Yleisenä ja yhteisenä toiveena oli ”viestinnän selkeyttäminen ja viestintäkulttuurin kirkastaminen”.

Kehitysideana esiin nousi myös mediakasvatus osana varhaiskasvatusta. Mietittiin voisiko viestintä olla myös mediakasvatusta. Lapselle voisi esimerkksi kertoa, miten pitää viestiä oikein ja ystävällisesti. Ideaa jatkettiin miettimällä miten vanhempien ja päiväkodin välistä kuvaviestien saatesanojen voisi hyödyntää mediakasvatuksen välineenä.

Ja koska kyseessä oli Hackathon, oli meillä myös leikkimielinen kilpailu mukana: ideoinnin jälkeen ryhmät pääsivät esittämään parhaat ideansa muille ja paras esitys palkittiin Leijonan luolassa. Tässä kohtaa esiteltiin, näyteltiiin, riimiteltiin Eppuja ja kuvattiin monia äärimmäisen hyviä ideoita, joista ehkä yllätyksellisin oli kiertävän varhaiskasvatuksen insinöörin eli KV-inssin palkkaaminen. Idean esitelly tiimi, kolme Blondia ja Terhi, oli vakuuttava ja Leijonan luolan tuomarit nyökkäilivät hyväksyvästi.

Päivän viimeisenä, mutta tärkeänä osana oli syntyneiden ideoiden laittaminen tärkeysjärjestykseen. Aloitimme pohtimalla, mitkä ideat ovat viestintäkonseptin kannalta kriittisiä asioita sekä mitkä eivät niin kriittisiä. Kriittiset asiat laitoimme vielä erikseen tärkeysjärjestykseen hiljaisen lappuäänestyksen avulla. Laput siirtyivät pöydällä vinhaa tahtia, kun osallistujat liikuttelivat niitä ääneti. Pikkuhiljaa lappujen siirtely hidastui ja päästiin yhteisymmärrykseen siitä, missä järjestykssä ideoita lähdetään jatkokehittämään.

Päivän lähentyessä loppuaan, oli tavoitteet saavutettu ja yksi idea valittu ylitse muiden. Kaikki olivat samaa mieltä, että viestinnän keskiössä tulee olla yksi yhteinen sähköinen viestintäkanava. Tätä ideaa ja tarina jatketaan 20.5.2016, jolloin toisessa hackathonissa ideasta muotoillaan valmis konsepti.

Kiitos kaikille osallistuneille!

Sofigaten projektitiimi,
Henna Issakainen, Karoliina Liimatainen ja Timo Savolainen

Kuntalaiskokemuksesta

Kuntalaiskokemus. Termi ei ole googlailun perusteella vakiintunut, eli nyt on lupa määritellä se aivan omin päin. 

Hyvä kuntalaiskokemus voisi olla vaikkapa kokemus kuuluvuudesta paikallisyhteisöön, laadukkaiksi koetut saadut palvelut sekä osallistuminen tämän paikallisyhteisön toimintaan vaikuttamalla asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon.

Kuntaiskokemus on erilainen, samoin kuin kuntalaisen kuntasuhde. Joidenkin kohdalla suhde on hallinto- ja valtalähtöinen, kunta yhtä kuin vaakuna ja oma valtuustopaikka. Jonkun suku on asunut paikkakunnalla useita sukupolvia joten homma on aika pitkälti sillä selvä. Toisille kunta tarkoittaa lähinnä postinumeron perässä olevaa kirjainsarjaa ja lapsen päivähoitopaikan tarjoajaa, työpaikkakin on naapurikunnassa. Näille kunta on etäinen mutta ihan ookoo, jos palvelu toimii.  Silmämääräisesti arvioituna viimeinen ryhmä on suurin. Ei hieman virastonmakuinen kuntaorganisaatio herätä samaistumisen tarvetta ja yhteisöllisyyden kokemuksia siinä suuressa enemmistössä joka ei kunnallishallintoa tai -politiikkaa aktiivisesti harrasta. 

Rakentamalla uusia osallistumisen välineitä ja avoimuutta päästään parantamaan kuntalaiskokemuksen osallisuus- ja yhteisöllisyyselementtejä. Paremmat, oikeasti asiakaslähtöiset palvelut joiden kehittämiseen kuntalainen on osallistunut pureutuu palveluelementtiin. Nämä kuntalaiskokemuksen seuraavat parannusloikat otetaan pääasiassa uutta tekniikkaa hyödyntämällä. Tulevaisuuden kunnan jäsenen kuntalaiskokemus on useimmiten digitaalinen - tietysti mobiilisti, viimeisen päälle hiotun käyttöliittymän kautta.

Digiylöjärvi ei ole tekniikkaa sen itsensä vuoksi vaan  asiakkaan kokemuksen parantamista. Asiakkaana, vaikuttajana ja yhteisön jäsenenä. Kansalaisena ja kuntalaisena. 

Moderneilla viestintäpalveluilla asiakas keskiöön

Digitalisaatio on tullut jäädäkseen, eikä kehitystä voi pysäyttää. Digitalisaatio luo mahdollisuuksia ja samalla haastaa meidät uudelleenarvioimaan nykyisiä toimintatapojamme. Parhaimmillaan digitalisaatio luo pohjaa sekä kestävälle kehitykselle että auttaa meitä tekemään asioita paremmin, joustavammin ja kustannustehokkaammin.

Digitalisaation vaikutus on nähtävillä myös julkisen varhaiskasvatuksen puolella. Varhaiskasvatuksen asiakkaat, eli vanhemmat, edustavat aina uutta sukupolvea, joka omaksuu ensimmäisenä uudet digiajan käytännöt. Kankea kunta laahaa digiasioissa perässä. Haasteeksi muodostuu se, miten päästä samalle tasolle asiakkaiden kanssa?

Työelämän muuttuessa myös työajat muuttuvat: perinteisen klo 8-16 rytmin rinnalle on noussut etätyöt, pätkätyöt, osatyöt ja muut. Tämä johtaa siihen, että hoitotarpeet muuttuvat päiväkodeissa. Päiväkotien on muutettava toimintatapojansa: ”On muutettava itseämme (päiväkoti) muutoksen mukana”.

Nykyinen päiväkodin arki turhauttaa monia – Lapsiperheet odottavat varhaiskasvatukselta moderneja viestintäpalveluita

Vanhemmat ovat väsyneitä tilanteeseen, jossa papereita kulkeutuu päiväkodin ja kodin välillä, viestintä on sekavaa ja viestintäkanavia on monia: viestejä on ovissa, lokeroissa, ilmoitustauluilla, sähköposteja, tekstareita, tapaamisia sekä jopa lapsiin maalarinteipillä kiinnitettyjä lappuja. Viestintä on pirstaloitunut ja samoja asioita kysytään, jotka ovat jo varhaiskasvatuksella on tiedossa. Toisekseen, päiväkodeilla ei ole tiedossa mitkä palvelut asiakkaat kokevat tärkeiksi. 

Ylöjärven kunta on hengessä mukana hallituksen Digiloikka-kärkihankkeessa. Digiloikan tavoitteena on ”siirtyä toimintakulttuuriin, jossa sähköisiä välineitä käytetään hyväksi ja luodaan toimivia, tehokkaita ja vuorovaikutteisia kanavia kuntalaisten kanssa käytävään vuorovaikutukseen”. Digi-Ylöjärven tavoitteena on luoda ”Helppo palvelu”, jossa asiakkaat laitetaan palvelukokemuksen keskiöön – ei niinkään ATK-välineet. 

Parhaimmillaan digitalisaatio toimii renkinä ja antaa lisää aikaa myös elävään kontaktiin! 

Modernin päiväkodin arjessa viestintä on helppoa ja vaivatonta kaikille osapuolille. Nykyteknologian maksimaalinen hyöty saavutetaan kun työntekijä ehtii viestiä tarvittavista asioista siinä muodossa, että myös asiakas haluaa ja ehtii vastaanottaa lähetetyt viestit. Viestinnän pitää olla kaikille samanarvoista ja sillä pitää tavoittaa jokainen, ketä viesti koskettaa. Samalla viestintäpalvelujen pitää aina olla laadukkaita, hyviä ja helppoja, jossa digitalisaatio toimii renkinä eikä päin vastoin. 

Parhaimmillaan uusi teknologia valjastetaan osaksi päiväkodin toimintaa kaikilla tasoilla. Sähköisellä viestinnällä helpotetaan ihmisten arkea, mutta silti säilyttäen vuorovaikutus ja kohtaamiset asiakkaiden kanssa.  Sähköisen viestinnän lisääminen säästää käsin tekovaiheita ja aikaa vapautuu muuhun: digitalisoinnin välilliset hyödyt - taloudelliset sekä ympäristöystävälliset - tulevat selkeästi näkyviin. 

Sofigate auttaa Ylöjärven varhaiskasvatusta modernien viestintäpalvelujen ideoinnissa ja konseptoinnissa 

Projektin parissa työskentelee palvelumuotoilun, digikehityksen ja modernin viestinnän asiantuntijat: Timo Savolainen, Karoliina Liimatainen sekä Henna Issakainen. Tiimi tuo mukanaan koko Sofigaten osaamisen, palvelujen parhaat käytännöt, ihmiset ja työkalut. Projektin aikana keräämme ja analysoimme varhaiskasvatuksen sekä valittujen sidosryhmien ideoita, joista potentiaalisin idea muotoillaan valmiiksi konseptiksi. Järjestämme ja fasilitoimme kaksi Hackathon -päivää, joissa ideoidaan ja konseptoidaan potentiaalisin idea jatkoa varten. Keskiössä on helppo ja asiakaslähtöinen palvelu, jossa asiakkaan kokemus laitetaan innovoinnin ja kehittämisen ajuriksi. 

Uskomme, että jos palvelu tuottaa hyötyä ja lisäarvoa vanhemmille, tuottaa se myös sitä päiväkotien työntekijöille. Parhaassa tilanteessa asiakkaalla olisi käytössä vain yksi tietoturvallinen käyttöliittymä, jonka avulla voisi esimerkiksi ilmoittaa tulevat poissaolot, tarkistaa Verottajalta saadut tulotiedot ja, joka Push-ilmoituksella kertoisi vapaista hoitopaikoista ja tärkeistä viesteistä reaaliajassa. Viestin havaitsemisen helpottamiseksi voisi käyttöön ottaa myös Facebooksista tutut ”punaiset pisteet”, jotka tunnetusti herättävät väsyneemmänkin vanhemman huomion. Visiomme mukaan tämä tehostaisi kommunikointia, kannustaisi vuoropuheluun ja mahdollistaisi vaikka VaSu-keskusteluaikojen varaamista kotona kalenterin ääressä ja aamu-/iltapäivällä voisi päiväkodissa keskittyä lapsen tarpeisiin ilman hirveää kiirettä.

Tartumme mielenkiinnolla tähän mahdollisuuteen ja projektin valmistuttua toukokuun lopulla Ylöjärven varhaiskasvatuksella on käytössään priorisoitu joukko ideoita ja valmis konsepti, joilla voidaan parantaa ja yhtenäistää viestintää varhaiskasvatuksen ja kodin välillä.

Sofigaten projektitiimi,

Henna Issakainen, Karoliina Liimatainen ja Timo Savolainen

Sekalaisia päivityksiä

Kaikenlaista tapahtumassa.

Koulutuskeskus Valossa 18.5. järjestettävää Y2 Digi-iltaa ja koko #digiylöjärvi -toimintaa tukemaan avasimme otakantaa.fi -palvelussa #digiylöjärvi -sivuston. Otakantaa.fi on vakiintunut toimivaksi ja helpoksi osallistumisalustaksi yksittäisille hankkeille, palvelu toimii yhtenä lisäkanavana toiminnassamme. Linkki on tässä: https://www.otakantaa.fi/fi/hankkeet/47/ . Ja kyllä, #digiylöjärvi -hanke kirjoitetaan tästä lähtien trendikkäästi häshtägin kanssa.

Chat-palvelusta saimme kiinnostavan tarjouksen yllättäen ja varsinaisesti sitä pyytämättä. Kyseessä on selainpohjainen systeemi, jonka lisäarvona on asiakaan selaimen haltuunotto, jolloin asiakaspalvelija voi opastaa vaikka sähköisen lomakkeen täytössä. Hyväksyntä pitää toki asiakkaan haltuunotolle antaa. Vaikutti toimivalta, joten etsimme kaksi tai kolme asiakaspalveluyksikköä joissa aloitetaan nopeasti vaikkapa puolen vuoden kokeilu. Työnjohto ja asiakaspalvelu joutuu myös testiin, normaali toimintamalli muuttuu hieman kun nykyisten kanavien rinnalle tulee uusi.

Varhaiskasvatuksen asiakasviestintä-hackathon etenee. Kaksi päivää on kalentereissa valmiina ja kokoonpano kasalla. Päiväkoti varattu tilaksi, toivottavasti löytyy tarpeeksi myös aikuiskokoisia tuoleja ja pöytiä. Yhteistyökumppanimme Sofigate (https://www.sofigate.com/fi/) tulee vieraskynäilemään #digiylöjärvi-blogiin prosessin etenemisestä.

Hankkeen hallintoryhmä kävi toissa viikolla Digitaalinen kunta 2016 - seminaarissa. Erittäin hyviä esityksiä kuultiin, mielenkiintoisia toimijoita tavattiin ja uusia ideoita saatiin. Isot kaupungin menevät hyvää vauhtia eteenpäin, eikä niihin tule Ylöjärven kokoluokan kuntia sellaisenaan verratakaan. Pienempien mahdollisuudet eivät ole resursseissa vaan ketteryydessä. Resurssiongelmaa voi kiertää tekemällä yhteistyötä ja soveltamalla muiden kokemuksia. Kyse on omasta aktiivisuudesta ja määrätietoisuudesta. Joskus aiheesta lisää, mutta tärkein yksittäinen anti oli ryhmämme kokemus siitä, että oikeilla jäljillä ollaan. Meidän oloissamme organisaation sisäinen, vapaaehtoispohjalta lähtenyt verkostomainen kehitystyö on ainakin tähän saakka ollut oikea linjavalinta.

Y2 Digi-ilta varmistui!

Nyt on homma kasalla. Keskiviikkona 18.5. klo 18-20 Digiylöjärvi järjestää Y2 Digi-illan koulutuskeskus Valossa.

Tarkoituksena on kertoa digitalisaatiosta, kerätä ideoita ja ajatuksia, törmäyttää niitä sekä todellisuuden että toistensa kanssa ja pitää yllä positiivista, kehittävää meininkiä. Paikalle yritämme saada aiheesta kiinnostuneita kuntalaisia ja ennen kaikkea heitä, jotka haluaisivat osallistua työhön tavalla tai toisella. Alustuksen jälkeen keskustelun pääaiheita on kaksi. Mitä kunnan palveluja haluaisit käyttää digitaalisesti, sekä miten kuntalaiset osallistetaan digitalisaatiotyöhön?

Panelisteina meillä on veronmaksajia, toteuttajakumppaneitamme, kaupungin puolelta viranhaltijoita sekä johtavia poliitikkoja. Keskustelua johtaa  digitalististi, Digitalist Network -verkoston perustaja Ville Tolvanen (villetolvanen.com). Itse asiassa koko idea lähti Villen joulukuisesta heitosta "Jos järjestätte A2-illan hengessä Ylöjärven digi-illan, tulen vetämään sen!" Selvä, järjestetään sellainen.

Jos et pääse paikalla, voit osallistua kotisohvalta. Tilaisuus striimataan verkkoon ja osallistua voi Twitter-seinän kautta (#digiylöjärvi).

Tulevaisuuden kunta on erilainen kuin nykyinen, ja aivan varmasti digitaalinen. Aloitetaan työ ajoissa.

Kunnan verkkokauppa?

Kaupassa on kyse tapahtumasta, jossa myyjä luovuttaa tuotteen ostajalle, joka maksaa siitä rahaa. Verkkokaupassa tämä tapahtuu verkossa ilman jonottamista räntäsateessa. Kunnat järjestävät, tarjoavat ja myyvät palveluja. Kuntien kanssa voi asioida verkossa, mutta harvoin tämä mahdollisuus on rakennettu kaupankäynnin muotoon, homma hoituu ilmoittautumisten ja henkilötietojen antamisen kautta. Kuntaorganisaation puolella asiointiprosessi on saattanut  jäädä osin analogiseksi ja postiin lähtee vielä perinteinen 1900-luvun paperilasku. Lisäksi siilo-organisaation eri osissa teknisesti samankaltainen asiakasprosessi saatetaan hallinnoida eri tavoilla. 

Verkkokauppa on monella tavalla kiinnostava konsepti myös kunnille. Verkkokauppa ja maksaminen ovat valmista ja kypsää tekniikkaa ja ennen kaikkea ne ovat kuntalaisille jo tuttuja tapoja toimia. Ei kunnan tai ylipäänsä julkisen sektorin palvelun toteutustavan käyttöliittymineen ja rajapintoineen tarvitse erota kaupallisesta vaihtoehdosta kuin viranomaistoiminnassa ja lailla tiukasti ohjatuissa palveluissa. Verkkokaupasta ei rakennuslupaa voi ostaa sanan varsinaisessa merkityksessä vaikka prosessi maksullisuuden lisäksi sähköinen olisikin. 

Mitä kaikkea kunnan verkkokauppa sitten voisi tarjota? Tilojen käyttöä tavalla tai toisella, uimahallilippuja, osallistumismaksuja tapahtumiin, joukkoliikennelippuja, pysäköintilupia, kurssien osallistumismaksuja, mitä muuta? 

Voisiko kuntapalvelujen kauppaaminen verkkokaupassa edesauttaa myös kuntien palvelujen tuotteistusta palvelumuotoilun periaattein? Kuntapalveluja ei keskimäärin edelleenkään ajatella paketoituina tuotteina, joille aina löytyisi selkeä järjestäjä, toteuttaja, yksikköhinta, määritelty sisältö, lupaus laadusta sekä asiakas. Leviäisikö tuotteistamisperiaate vähemmän kaupallisiin kuntapalveluihin myös tätä kautta? Entä kaikkien tärkein tekijä eli asiakaslähtöisyys - kauppa kun on asiakkaille, ei hallintoalamaisille? 

Tulevaisuuden kunta toimii mitä todennäköisimmin verkostomaisessa ympäristössä. Valinnanvapauden lisääntymisen ja normien purkamisen kautta kunnan rooli tilaajana ja järjestelijänä vahvistuu ja rooli tuottajana pienenee. Onko kunnan verkkokauppa yksi solmukohta, jonka kautta palvelut välittyvät paikallisyhteisön yhdeltä toimijalta toiselle? 

Tämän blogikirjoituksen innoittajana oli Vaasan kaupungin verkkokauppaprojekti: http://www.vaasa.fi/tiedote/vaasa-avasi-oman-verkkokaupan . DigiYlöjärvi seuraa tätä suurella kiinnostuksella.  

Painopistettä ja pääkohderyhmää

Kuten jo todettua, tänä vuonna DigiYlöjärvi käynnistyy, järjestäytyy ja lanseeraa uusia tai kehitettyjä palveluja. Kunnianhimoisempia kokonaisuuksia hahmotellaan ja niiden toteutusaika on hieman myöhemin. Sote- ja maakuntahallintouudistus kummittelevat vaikutuksineen parin vuoden päässä tulevaisuudessa ja niiden vaikutus tulee ottaa huomioon. 

Pääkohderyhmä DigiYlöjärvi -hankkeen kautta tehtävälle palvelujen kehittämiselle tulisi olla lapset, nuoret ja perheet. Tämä laaja asiakasryhmä on kaupungin asiakas maakunta- ja soteuudistuksen jälkeenkin ja tällä ryhmällä on digitaalisista palveluista kokemusta, vaatimuksia ja osaamista  valmiina. Tämä asiakasryhmä ei enää oikein taivu hallintoalamaisena ottamaan vastaan annettua virastopalvelua. Oletusarvona on, että kunnnankin palvelu on helppo ja sujuva - "Siis pitääkö oikeasti täyttää paperilomake ja tuoda se virastoon joka ei ole edes auki että normaaliaikaan työssä käyvä asiakas sinne pääsisi?" Tämä ryhmä haluaa vaikuttaa suoraan itse palveluihinsa - he ovat osallistamistoimenpiteiden pääkohde.

Painopisteen valinta ei tarkoita, että muut ryhmät unohdettaisiin. Suurimmat vaikutukset riittävällä volyymillä ja riittävän nopeasti saavutettaneen kuitenkin juuri lapsiperheiden palveluissa. Soteuudistus edetessään painottaa entisestään tätä laajaa ryhmää kunnan asiakkaina.