Ylöjärvi ei vain halua olla Digikunta, vaan se on jo sitä!

Sofigate auttoi toukokuussa Ylöjärven varhaiskasvatusta modernien viestintäpalvelujen ideoinnissa ja konseptoinnissa. Käytännössä Sofigaten fasilitoi kaksi hackathon -päivää, joihin osallistui noin 20 Ylöjärven varhaiskasvatuksen ammattilaista. Ensimmäisenä päivänä ideoitiin villisti ja lopulta äänestettiin yksi idea jatkokehitykseen. Toisen päivän aikana aikaisemmin valittu idea jatkokehitettiin valmiiksi konseptiksi ja luotiin tiekartta konseptin käyttöönottamiseksi. Menetelminä Sofigate hyödynsi sekä palvelmuotoilua että pelillistämistä.

Projektin tavoitteena oli valjastaa digitalisaatio osaksi päiväkodin jokapäiväistä toimintaa

Projektin alussa ja hackathoneissa kerätyn tiedon perusteella Ylöjärven varhaiskasvatuksen viestinnän kenttä on hajanainen ja viestinnässä käytettävät kanavat sekä toimintatavat vaihtelevat päiväkodeittain. Päiväkodin ja kodin välinen viestintä on pahimmillaan aikaa vievää ja samoja asioita kysyttään vanhemmilta useaan otteeseen monien eri viestintäkanavien kautta. Vanhempien ja työntekijöiden energiaa kuluu väärin asioihin vaikka kaikkien yhteisenä toiveena on, että viestintä on ”helppoa ja vaivatonta”.

Uusi viestintäsuunnitelma ja -konsepti vapauttaa työntekijöiden ja vanhempien aikaa lapsille

Viestinnän kokonaiskuvan hahmottamiseksi listasimme hackathoneissa asiakkaiden ja varhaiskasvatuksen viestinnän tarpeita sekä mietimme miten nämä tarpeet tulisi jatkossa täyttää. Näiden perusteella tunnistimme asioita ja rooleja, joihin varhaiskasvatuksen viestintäsuunnitelman tulee jatkossa ottaa kantaa.

Viestintäsuunnitelman lisäksi viimeistelimme parhaan idean perusteella luodun viestintäkonseptin. Konseptissa ei yritetty keksiä pyörää uudelleen vaan perustellusti hyödynnettiin sekä olemassa olevia teknologioita että uusia teknisiä ratkaisuja. Ideatilanteessa uuden sähköisen viestintäkonseptin avulla hoidetaan jatkossa monet eri viestintäprosessit, kuten lomakkeet, läsnäolo-ilmoitukset ja  vasu-prosessi. Käytännössä uusi viestintäkonsepti mallinnettiin käyttäjätarinoiden kautta ja esimerkiksi mietimme miten yllämainitut prosessit toimisivat uuden konseptin sisällä.

Konseptin idean kiteyttämiseksi, teimme konseptikuvauksen (yllä kuvassa), jossa pohdimme palvelulupausta asiakkaiden ja työntekijöiden näkökulmasta. Listasimme kuka käyttää ja ylläpitää uutta järjestelmää: selkiytimme roolit ja vastuuhenkilöt. Lisäksi pohdimme miten tämä konsepti toteuttaa viestintäsuuunnitelmaa ja mitkä on sen toiminnallisuudet ja rajaukset.

Jotta uusi viestintäkonsepti ei vain jää konseptin tasolle, teimme tiekartan, johon on listattuna tulevat askelmerkit. Lisäksi tunnistimme mahdolliset mittarin uudelle viestintäkonseptille. Jos palvelukokemusta mietitään asiakkaan näkökulmasta, millä sitä voisi parhaiten mitata? Uuden sähköisen viestintäkonseptin mittariksi valikoitui käyttäjämäärien sekä -aktiivisuuden seuranta: toteutuuko palvelulupaus helposta ja vaivattomasta viestinnästä? Kuinka moni asiakkaista käyttää konseptia?

Lyhyessä ajassa tehtiin suuri digiloikka – DigiYlöjärvi näyttää suuntaa koko Suomelle

Digitalisaation välilliset hyödyt: taloudelliset ja ympäristöystävälliset, on mahdollista saavuttaa kehitetyn konseptin myötä. Uusi konsepti vapauttaa työntekijöiden aikaa ja he voivat keskittyä enemmän lapsiin. Manuaalisen työn vähentyessä huomattavasti helpottuu myös päiväkodin arki. Vuorovaikutukselle ja kohtaamiselle voi antaa nyt enemmän aikaa.

Projekti toteutti hienosti Digiloikan tavoitetta, jossa tavoitteena on: ”siirtyä toimintakulttuuriin, jossa sähköisiä välineitä käytetään hyväksi ja luodaan toimivia, tehokkaita ja vuorovaikutteisia kanavia kuntalaisten kanssa käytävään vuorovaikutukseen.” Tulevaisuuden mennessä kohti mobiilia, on kuntalaisten yhteys kuntaan myös nousevassa määrin mobiili. Näin ollen tulevaisuudessa saattaa muodostua yksi Ylöjärvi -sovellus, jonka alle myös nyt kehitetty varhaiskasvatuksen viestintäkonsepti helposti sulautuu. Nyt muodostetusta konseptista on hyvä jatkaa tulevaisuuden digikunnan rakentamista!

Kiitos kaikille mukana olleille!
Sofigaten projektitiimi,

Henna Issakainen, Karoliina Liimatainen, Timo Savolainen